УСТРОЙСТВО ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ И СПОСОБ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ Российский патент 2016 года по МПК G06F12/00 G06F17/30 

Область техники, к которой относится изобретение

Изобретение относится к устройствам обработки информации, таким как сервер управления документами, включая блок связи для осуществления связи с сетевым устройством через сеть и блок памяти файлов для хранения файлов, к которым обращается сетевое устройство.

Предшествующий уровень техники

В связи с широким распространением информационных технологий (IT) в деловых операциях, все быстрее возрастает количество элементов данных (или электронных данных), с которыми имеют дело отдельные пользователи, а также количество видов этих элементов данных. Такие данные могут запоминаться в персональном компьютере (PC), используемом каждым человеком. Однако с точки зрения защиты и поддержки данных, элементы данных, с которыми имеют дело отдельные пользователи, часто хранятся в сетевых устройствах хранения данных (NAS) или на файловом сервере (который далее называется сетевым запоминающим устройством), а не на персональных компьютерах, используемых отдельными пользователями.

В том случае, когда в сетевом запоминающем устройстве хранится множество элементов данных, предпочтительно создавать папки, соответствующие видам элементов данных, и размещать элементы данных в этих папках соответствующим образом. Если элементы данных скомпонованы в папках сетевого запоминающего устройства соответствующим образом, пользователь может впоследствии разыскать требуемый элемент данных непосредственно при проведении поиска. Однако у большинства пользователей имеется мало времени для размещения различных элементов данных в соответствующих папках. Если элементы данных хранятся в папках без соответствующего предварительного размещения, пользователю понадобится много времени и усилий для нахождения требуемого элемента данных.

Был предложен, ставший традиционным, способ размещения файлов документов. Например, в японской выложенной патентной публикации №2006-048521 раскрыто устройство извлечения документов. В этом устройстве извлечения документов папки должны быть выстроены в виде иерархической структуры согласно определению пользователя, а файлы документов, которые должны быть скомпонованы в каждой из этих папок, определяются путем поиска в базе данных документов с использованием параметров извлечения документов. При отображении индикации иерархической структуры папок таким путем, который позволяет просматривать каждую папку, имя каждой из папок отображается автоматически вместе с соответствующими параметрами извлечения документов.

Сущность изобретения

Проблемы, решаемые изобретением

В случае использования устройства извлечения документов согласно японской выложенной патентной публикации №2006-048521 возникает проблема, заключающаяся в том, что пользователю необходимо определить иерархическую структуру папок, прежде чем использовать устройство извлечения документов. Пользователю не разрешается использовать устройство извлечения документов до тех пор, пока не завершено определение структуры папок. Если у пользователя имеется необходимое время, он в состоянии определить структуру папок. Однако у большинства пользователей нет достаточного времени для определения иерархической структуры папок. Кроме того, как только выстроена структура папок согласно определению пользователя, немедленное внесение изменений в эту структуру затруднено.

Хотя имеет место множество случаев, когда пользователям необходимо в дальнейшем изменить структуру папок, в случае использования устройства извлечения документов согласно японской выложенной патентной публикации №2006-048521 немедленное внесение изменений в структуру папок представляет значительные трудности. Следовательно, трудно сконфигурировать устройство извлечения документов согласно японской выложенной патентной публикации (публикация №2006-048521), соответствующее потребностям пользователя для немедленного размещения или категоризации файлов документов в упомянутых папках.

Сущность изобретения

Согласно одному аспекту настоящее изобретение обеспечивает устройство обработки информации, приспособленное выполнять размещение элементов данных в папках с использованием простых операций.

В одном варианте осуществления настоящее изобретение обеспечивает устройство обработки информации, включающее в себя блок обработки, где блок обработки содержит блок создания области памяти, сконфигурированный создавать область памяти, содержащую критерий поиска для поиска элементов данных в ответ на операцию ввода; блок поиска, сконфигурированный, когда создана область памяти, содержащая критерий поиска, осуществлять поиск элементов данных, которые соответствуют критерию поиска, содержащемуся в упомянутой области памяти, среди элементов данных, хранящихся в базе данных; блок создания ссылочной информации, сконфигурированный создавать ссылочную информацию для доступа к упомянутым соответствующим элементам данных, найденных блоком поиска; и блок размещения, сконфигурированный размещать ссылочную информацию, созданную блоком создания ссылочной информации, в созданной области памяти.

Краткое описание чертежей

Фиг. 1 - схема, объясняющая операции, выполняемые устройством управления документами, согласно варианту осуществления изобретения;

фиг. 2 - схема, где показана сетевая система, включающая в себя устройство управления документами согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 3 - блок-схема, где показан состав аппаратного обеспечения устройства управления документами согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 4 - схема, поясняющая стек протоколов, с помощью которых устройство обработки информации осуществляет связь с устройством управления документами;

фиг. 5 - блок-схема, где показан функциональный состав устройства управления документами согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 6 - схема, где показан пример пользовательской информации;

фиг. 7 - схема, где показан пример информации для управления папками;

фиг. 8 - схема, где показан пример структуры папок;

фиг. 9 - логическая блок-схема, поясняющая процесс поиска/размещения, в ходе которого устройство управления документами осуществляет поиск и размещение файла данных;

фиг. 10 - логическая блок-схема, поясняющая процесс категоризации в рамках процесса поиска/размещения по фиг. 9;

фиг. 11 - логическая блок-схема, поясняющая процесс текущего контроля файла данных, в ходе которого устройство управления документами осуществляет текущий контроль за созданием, обновлением и удалением файла данных;

фиг. 12 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документами;

фиг. 13 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документами;

фиг. 14 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документами путем использования двух ключевых слов;

фиг. 15 - схема, поясняющая операцию размещения, выполняемую устройством управления документами согласно другому варианту осуществления изобретения для размещения файлов данных в иерархической структуре папок;

фиг. 16 - схема, где показан пример информации для управления папками согласно настоящему варианту осуществления;

фиг. 17 - схема, поясняющая операцию иерархического поиска/размещения путем использования комбинации папок;

фиг. 18 - логическая блок-схема, поясняющая процесс поиска/размещения, выполняемый устройством управления документами согласно данному варианту осуществления;

фиг. 19 - схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством управления документам с использованием временного интервала;

фиг. 20 - схема, поясняющая, как отображается файл состояния;

фиг. 21 - схема, показывающая экран дисплея, содержащий цветовую индикацию состояния поиска

фиг. 22 - схема, где показана сетевая система, включающая в себя устройство управления документами согласно другому варианту осуществления изобретения;

фиг. 23 - схема, где показан состав аппаратного обеспечения устройства формирования изображения в сетевой системе;

фиг. 24 - схема последовательности операций, поясняющая процесс получения файла, в ходе которого устройство формирования изображения получает исходный файл от устройства управления документами;

фиг. 25 - схема, где показан пример ссылочной информации, отображаемой на дисплейной части устройства формирования изображения;

фиг. 26 - схема последовательности операций, поясняющая процесс получения Файла, в ходе которого мобильный терминал получает исходный файл от устройства управления документами.

Техническое выполнение изобретения

Далее со ссылками на сопроводительные чертежи описываются варианты осуществления изобретения.

ВАРИАНТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ 1

На фиг. 1 представлена схема, поясняющая операции, выполняемые устройством управления документами согласно варианту осуществления изобретения. В состоянии (а) по фиг. 1 устройство управления документами изначально имеет две папки: папку категорий и папку данных. В папке данных хранятся элементы данных, создаваемых ежедневно и используемых в качестве объектов поиска и размещения. Например, в папке данных хранятся документальные файлы (в том числе general_meeting.doc, event.doc, schedule.doc, regular_meeting.doc и т.д.). Папка категорий представляет собой папку, которая предусмотрена для поиска и размещения элементов данных в папке данных.

В состоянии (b) по фиг. 1 для поиска или размещения элементов данных в устройстве управления документами пользователь создает папку внутри папки категорий в качестве папки более низкого ранга. Созданной папке операционной системой (OS) присваивается стандартное имя («новая папка», как показано на фиг. 1).

В состоянии (с) по фиг. 1 пользователь изменяет стандартное имя созданной папки на ключевое слово, которое содержит элемент данных объекта поиска. Например, при поиске элементов данных, содержащих ключевое слово «meeting» (встреча), пользователь изменяет упомянутое стандартное имя созданной папки на имя «meeting».

Устройство управления документами выполняет поиск элементов данных, содержащих ключевое слово «meeting», в папке данных, и создает ссылки на обнаруженные элементы данных в папке c именем «meeting». Например, когда в папке данных обнаружены элементы данных «general_meeting.doc» и «regular_meeting.doc», устройство управления документами создает ссылку на элемент данных «general_meeting.doc» и ссылку на элемент данных «regular_meeting.doc» в папке meeting.

Таким путем устройство управления документами согласно этому варианту осуществления создает папку, имеющую имя, содержащее ключевое слово для поиска, и выполняет поиск элементов данных в папке данных, используя имя созданной папки. В примере по фиг. 1 в качестве объекта поиска в целях пояснения используются имена файлов элементов данных в папке данных. В альтернативном варианте осуществления в качестве объекта поиска могут быть использованы документы, содержащие ключевое слово для поиска в папке данных.

Формально говоря, известен способ запоминания в папке обнаруженных элементов данных в виде результатов поиска. Однако результаты поиска, запомненные в упомянутой папке, изменяются при каждом поиске, и поддержание неизменными результатов предыдущих поисков в данной папке оказывается невозможным. В противоположность этому, в устройстве управления документами согласно данному варианту осуществления результаты поиска запоминаются в папке, созданной пользователем, причем они остаются неизменными в этой папке до тех пор, пока пользователь не выполнит операцию удаления с целью удаления данной папки. Таким образом, когда пользователь создает папку с именем, содержащим другое ключевое слово, и выполняет другой поиск, ему предоставляется возможность обратиться к результатам предыдущих поисков универсальным образом. Поддержание результатов поиска элементов данных, разбитых на категории в соответствии с произвольными ключевыми словами, в состоянии поиска осуществляется точно так же, как размещение элементов данных в папках.

Как было описано выше, используя простые операции по созданию папок, пользователь может осуществлять поиск и размещение элементов данных в папках. Например, если папки созданы в соответствии с видами элементов данных, разные элементы данных могут быть скомпонованы в папках с помощью простых операций. В том случае, когда пользователю необходимо изменить ключевое слово, используемое для размещения элементов данных, соответствующую папку удаляют, и создают новую папку с именем, содержащим произвольное ключевое слово, и тогда результаты размещения элементов данных могут быть изменены. Таким путем устройство управления документами согласно данному варианту осуществления может осуществлять поиск и размещение элементов данных, используя простые операции.

Поскольку управление элементами данных основано на файле данных, элементам данных, используемым в качестве объектов поиска согласно настоящему варианту осуществления, присваивают имена файлов данных следующим образом. Указанные файлы данных могут включать в себя текстовые файлы, файлы данных (*.doc, *.xls, *.ppt, *.pdf, *.html), созданные прикладными программами различных видов, файлы данных изображения (*.jpeg, *.ttf, *.bmp), файлы видеоданных (*.avi, *.mpg, *.mov), файлы аудиоданных (*.mp3, *.wav, *.wma) и т.д. Эти файлы данных согласно настоящему варианту осуществления могут включать в себя файл данных, созданный в виде файла - объекта поиска произвольной прикладной программы. Вдобавок, согласно настоящему варианту осуществления исполняемые файлы (*.exe, *.dll) также являются файлами данных.

Имеются три вида папок, которые используются согласно настоящему варианту осуществления следующим образом:

(i) папки для хранения файлов данных (папка «data» на фиг. 1;

(ii) папки для использования при поиске/размещении (папка «category» на фиг. 1);

(iii) папки для хранения ссылочной информации (папка «meeting» на фиг. 1).

Пользователь может использовать устройство управления документами согласно этому варианту осуществления путем выявления различий в атрибутах этих папок, исходя из имен папок. В некоторых операционных системах папки могут называться директориями. В указанном случае имя папки согласно настоящему варианту осуществления может быть заменено именем директории. В настоящем варианте осуществления возможно использование любого другого имени, отличного от имени папки или директории, если оно относится к области памяти, где хранится файл.

На фиг. 2 представлена схема, показывающая сетевую систему 500, которая включает в себя устройство 100 управления документами согласно настоящему варианту осуществления. Как показано на фиг. 2, в сетевой системе 500 устройство 100 управления документами, мобильный терминал 300 и устройство 200 обработки информации соединены между собой сетью 400. Сетью 400 может быть локальная сеть (LAN), виртуальная LAN (VLAN), Интернет, к которому подсоединено множество сетей LAN через маршрутизатор или коммутатор уровня 3, и т.д. В качестве альтернативы, множество устройств 100 управления документами и множество мобильных терминалов 300 либо множество устройств 200 обработки информации могут быть организованы согласно принципу взаимно-однозначного соответствия. Сетевая система 500 может включать в себя частично или полностью беспроводные соединения, такие как беспроводные сети LAN или мобильные телефоны, в беспроводных коммуникационных сетях общего пользования.

Устройство 100 управления документами принимает запрос на регистрацию файла данных и запрос на операцию поиска и размещения от устройства 200 обработки информации или мобильного терминала 300 через сеть 400. Например, устройство 100 управления документами может представлять собой файловый сервер или подключенную к сети память (NAS). В качестве альтернативы, устройство 100 управления документами может представлять собой простой сервер, а сетевое устройство 100 управления документами может представлять собой автономный персональный компьютер (PC), в котором предусмотрена функция управления документами. Другими словами устройство 100 управления документами не обязательно соединено с сетью 400, и пользователь может непосредственно приводить в действие устройство 100 управления документами.

Мобильный терминал 300 может представлять собой устройство обработки информации портативного типа, такое как смартфон, планшет, мобильный телефон, персональный цифровой помощник (PDA), PC типа «ноутбук» или PC типа «лэптоп». Мобильный терминал 300 оснащен адаптером связи и способен осуществлять радиосвязь с сетью 400.

Мобильный терминал 300 осуществляет связь с устройством 100 управления документами через точку доступа или базовую станцию 401, предоставляемую сетью общего пользования, с использованием устройства радиосвязи, которое совместимо с любым из стандартов, таких как стандарты беспроводных систем LAN, WiMAX, LTE (Проект долгосрочного развития), HSDPA (высокоскоростной пакетный доступ по нисходящей линии связи), CDMA (множественный доступ с кодовым разделением каналов), GSM® (Глобальная система мобильной связи) и т.д. Когда мобильный терминал 30 соединен с базовой станцией 401, он соединяется с сетью 400 через сервер и шлюз предприятия связи.

Например, устройство 200 обработки информации представляет собой настольный PC или PC типа «ноутбук». При этом операционной системой (OS) устройства 200 обработки информации может быть WINDOWS®, LINUX® и UNIX® и т.д.

Каждый из мобильного терминала 300 и устройства 200 обработки информации в сетевой системе 500 приспособлен осуществлять поиск и размещение файлов данных устройства 100 управления документами аналогичным образом. Далее в качестве пример описывается случай, в котором устройство 200 обработки информации осуществляет связь с устройством 100 управления документами.

На фиг. 3 представлена блок-схема, где показан состав аппаратного обеспечения устройства 100 управления документами. Как показано на фиг. 3, устройство 100 управления документами включает в себя центральный процессорный блок (CPU) 101, оперативную память (RAM) 102, постоянную память (ROM) 103, блок 104 подсоединения носителя, сетевую карту 106, устройство 107 ввода и накопитель на жестком диске (HDD) 108, которые соединены между собой одной шиной.

CPU 101 выполняет различные функции устройства 100 управления документами путем считывания OS и одной или нескольких программ из HDD 108 и исполнения упомянутых программ. CPU 101 обычно управляет различными процессами, выполняемыми устройством 100 управления документами.

RAM 102 обеспечивает рабочую память (основную память), в которой временно хранятся данные, необходимые блоку CPU 101 для исполнения программы. В ROM 103 хранится программа начальной загрузки для инициализации системы BIOS (базовой системы ввода/вывода) и операционной системы, файлы конфигурации и т.д.

Носитель 110 записи может подсоединяться съемным образом к блоку 104 подсоединения носителя, а программа, хранящаяся на носителе 110, считывается и запоминается в HDD 108 через блок 104 подсоединения носителя. Блок 104 подсоединения носителя также может записывать данные, хранящиеся в HDD 108, на носитель 110. Носителем 110 может быть память USB, карта памяти SD, DVD-ROM, CD-ROM и т.д.

Устройство 107 ввода может включать в себя клавиатуру, сенсорную панель, мышь и т.д. и принимать различные команды от пользователя или администратора устройства 100 управления документами.

Накопитель HDD 108 может представлять собой энергонезависимую память, такую как твердотельный накопитель (SSD). В HDD 108 хранятся операционная система OS, программы и файлы различного вида. Файлы данных обычно хранятся в HDD 108. В качестве альтернативы, файлы данных могут храниться на внешнем HDD, подсоединенном к устройству 100 управления документами.

Сетевая карта 106 представляет собой устройство связи для соединения устройства 100 управления документами с сетью 400. Например, сетевой картой 106 может служить карта Ethernet®.

Упомянутые программы могут храниться на носителе 210 или загружаться из сервера (не показан) в устройство 100 управления документами. Распространяемые программы могут быть представлены в сжатом виде или в исполняемом виде для инсталляции.

На фиг. 4 представлена схема, поясняющая стек протоколов, с помощью которых устройство 200 обработки информации осуществляет связь с устройством 100 управления документами. В настоящем варианте осуществления пользователь приводит в действие устройство 200 обработки информации для поиска и размещения файлов данных устройства 100 управления документами. Для настоящего варианта осуществления удобно использовать инфраструктуру совместного использования файлов. В качестве протокола, подходящего для совместного использования файлов можно использовать известные протоколы: SMB (Блок серверных сообщений) и CIFS (Общая файловая система Интернета). Протокол CIFS является расширением протокола SMB и обеспечивает практически те же функции, что и протокол SMB. Протокол CIFS действует на основе TCP/IP, а протокол SMB отличается от протокола CIFS тем, что в SMB используется система NetBIOS при работе на основе TCP/IP. Далее различие между протоколами SMB и CIFS не учитываются.

Протокол TCP устанавливает сеанс с партнером по связи и управляет процессом связи. Протокол TCP разбирает передаваемые данные на пакеты и передает эти пакеты в протокол IP. Протокол TCP получает пакеты, принятые сетевой картой с использованием протокола IP, и восстанавливает переданные данные из полученных пакетов. Протокол IP выполняет маршрутизацию, которая позволяет обеспечить доставку упомянутых пакетов партнеру по связи на основе IP адреса партнера по связи.

Сетевая карта образует физический уровень связи с партнером по связи, выполняет усиление по напряжению и формирование формы сигнала и т.д., а также устраняет перегрузки связи. Сетевая карта извлекает данные из сигнала и запоминает их в кадре. Кадр идентифицируется сетевой картой с использованием уникального адреса MAC (управление доступом к среде передачи).

Сервис совместного использования файлов представляет собой программу, которая осуществляет совместное использование файлов, используя протоколы SMB или CIFS. Во многих случаях TCP/IP, SMB, CIFS и сервис совместного использования файлов включены в состав OS и предусмотрены в устройстве 20 обработки информации.

Протоколы SMB и CIFS являются протоколами типа «запрос-ответ», и устройство 200 обработки информации и устройство 100 управления документами передают и принимают блоки данных одинакового вида и выполняют совместное использование файлов. Даже в том случае, если пользователь выполняет одну операцию создания папки, передается и принимается набор данных передачи. Процессы, в которых сервис совместного использования файлов может запросить устройства партнера по связи для выполнения, заданы в виде командных кодов. Например, процесс создания папки задается командным кодом «0х00» (SMB_COM_CREATE_DIRECTORY), а процесс удаления папки задается командным кодом «0х01» (SMB_COM_DELETE_DIRECTORY).

Вдобавок, совместное использование файлов может выполняться согласно протоколу, называемому WebDAV (Web-ориентированная распределенная авторская разработка и поддержка версий), кроме протокола SMB или протокола CIFS. Протокол WebDAV представляет собой расширенный протокол HTTP1.1, в котором к протоколу HTTP1.1 добавлены методы, заголовки и т.д. Процедура связи по протоколу WebDAB также аналогична процедуре связи согласно протоколу HTTP (протокол пересылки гипертекста), в котором сервер посылает ответ на запрос от клиента. Протокол WebDAV не зависит от файловой системы, и, если предусмотрен соответствующий браузер, то протокол WebDAV можно использовать независимо от OS.

Согласно протоколу HTTP клиенту разрешается просмотр только одного файла. По протоколу WebDAV клиенту разрешается редактировать, добавлять и удалять файл данных в сети, используя такую же процедуру, как в протоколе HTTP.

На фиг. 5 представлена блок-схема, где показан функциональный состав устройства 100 управления документами. Как показано на фиг. 5, устройство 100 управления документами обычно включает в себя блок 11 управления связью, блок 12 управления коллективным доступом, блок 13 управления данными, блок 14 управления пользователями, блок 15 управления доступом, блок 16 текущего контроля папки категорий, блок 17 текущего контроля папки данных, блок 18 категоризации и блок 19 обработки OCR (оптическое распознавание символов). Указанные функции устройства 100 управления документами выполняются блоком CPU 101, который исполняет программу вместе с аппаратными ресурсами устройства 100 управления документами.

Устройство 100 управления документами включает в себя базу данных 20. База данных 20 может представлять собой, например, накопитель HDD 108. База данных 20 представляет собой хранилище файлов данных в качестве существенных данных. База данных 20 хранит текстовую информацию, указывающую результаты OCR файлов данных, скомпонованных устройством 100 управления документами, и в дополнение к файлам данных, пользовательскую информацию, указывающую пользователей, которым разрешен доступ к устройству 100 управления документами. В качестве альтернативы, база данных 20 может представлять собой носитель 110, подсоединенный к устройству 100 управления документами.

Блок 11 управления связью выполняет управление связью через сеть 400 с внешним устройством (которым в данном варианте осуществления является устройство 200 обработки информации или мобильный терминал 300). Например, блок 11 управления связью скомпонован для обработки запросов согласно протоколу SMB/CIFS. Блок 11 управления связью обеспечивает все или часть функций уровней, показанных на фиг. 4.

Использование протокола SMB/CIFS позволяет отображать папки и файлы устройства 100 управления документами на дисплейной части устройства 200 обработки информации. Блок 11 управления связью получает от устройства 200 обработки информации различные виды запросов доступа к папкам в устройстве 100 управления документами, причем эти запросы доступа могут включать в себя запрос на создание папки, запрос на обновление папки и запрос на запоминание файла данных и т.д.

Блок 12 управления коллективным доступом обеспечивает управление областью памяти, предусмотренной в сети 400, с помощью устройства 100 управления документами и коллективно используется пользователями. Например, блок 12 управления коллективным доступом может быть приспособлен так, чтобы совместно используемые папки можно было задавать на групповой основе в области памяти, либо чтобы в области памяти можно было задавать пользовательские папки для пользователей. Блок 12 управления коллективным доступом обеспечивает управление областью памяти таким образом, что объем памяти для совместно используемых папок или объем памяти для пользовательских папок не превышал его соответствующий максимальный объем памяти.

При приеме блоком 11 управления связью запроса от пользователя на доступ к совместно используемой папке или пользовательской папке инициируется аутентификация пользователя блоком 14 управления пользователями. Блок 14 управления пользователями аутентифицирует пользователя, который пытается обратиться к совместно используемой папке или пользовательской папке. Блок 14 управления пользователями выполняет аутентификацию пользователя на основе пользовательской информации, содержащейся в базе данных 20.

На фиг. 6 показан пример пользовательской информации. Пользовательская информация включает в себя, в качестве примера, «имя совместно используемой папки», «имя пользователя», «ключевое слово», «имя пользовательской папки» и «адрес электронной почты». «Имя совместно используемой папки» - это имя совместно используемой папки, которая доступна и совместно используется множеством пользователей. «Имя пользовательской папки» - это имя пользовательской папки, выделенной каждому пользователю. Как совместно используемые папки, так и пользовательские папки являются доступными только для тех пользователей, которые аутентифицированы в результате конкретного процесса аутентификации. Каждый пользователь даже если он аутентифицирован, может осуществлять доступ только к его собственной пользовательской папке, предназначенной для эксклюзивного использования. Именем пользователя может быть любой вид информации, который уникальным образом идентифицирует данного пользователя, например, идентификатор (ID) пользователя.

Вернемся к фиг. 5, где блок 14 управления пользователями определяет, аутентифицирован ли пользователь, на основе того, зарегистрировано ли в базе данных 20 «имя пользователя» и «ключевое слово», которые получены от устройства 200 обработки информации. Если пользователь аутентифицирован, то он может осуществлять доступ к совместно используемой папке и его собственной пользовательской папке.

Блок 15 управления доступом осуществляет управление правом доступа пользователя при попытке доступа к файлу данных в устройстве 100 управления документами. Блок 15 управления доступом обращается к пользовательской информации в базе данных 20 на основе имени аутентифицированного пользователя и разрешает пользователю осуществлять доступ к файлам данных в совместно используемой папке и к пользовательской папке, которые доступны данному пользователю. Блок 15 управления доступом уведомляет блок 13 управления данными о разрешении доступа к файлам данных.

Блок 13 управления данными осуществляет управление файлами данных, хранящимися в устройстве 100 управления документами. На фиг. 7 представлена схема, где показан пример информации 21 управления папками, которая формируется блоком 13 управления данными. Например, информация 21 управления папками, формируемая блоком 13 управления данными, включает в себя следующие элементы:

- атрибут каждой папки (папка для хранения файлов данных, папка, используемая для поиска/размещения, папка для хранения ссылочной информации и т.д.);

- файлы данных, хранящиеся в каждой папке (имя файла данных, дата и время создания, дата обновления, размер файла, автор и т.д.);

- ссылочная информация, соответствующая файлам данных, хранящихся в каждой папке;

- диапазон поиска файлов данных; и

- право доступа к папке.

Вновь обратимся к фиг. 5, где блок 16 текущего контроля папки категорий отслеживает создание, удаление и т.д. папки категорий и уведомляет блок 13 управления данными о результате текущего контроля. Имеется несколько способов текущего контроля над созданием и удалением папки, в том числе способ на основе периодического выполнения процесса опроса, способ на основе приема обратного вызова от файловой системы и т.д.

Блок 17 текущего контроля за папками данных осуществляет текущий контроль за созданием, обновлением, удалением и т.д. файла данных в совместно используемой папке или пользовательской папке и уведомляет блок 13 управления данными о результате текущего контроля. Имеется несколько способов текущего контроля над созданием и удалением папки, в том числе способ на основе периодического выполнения процесса опроса, способ на основе приема обратного вызова от файловой системы и т.д.

Блок 13 управления данными обновляет информацию 21 управления папками на основе уведомлений, поступающих от блока 16 управления папками категорий и блока 17 текущего контроля за папками данных, и посылает в блок 18 категоризации запрос на выполнение процесса категоризации. Атрибут вновь созданной папки определяется на основе местоположения создания папки. Например, атрибутом папки, созданной в имеющем более низкий ранг местоположения относительно папки поиска/размещения, представляет собой папку для хранения ссылочной информации, а атрибут папки, созданной в имеющем более низкий ранг местоположения относительно папки для хранения файлов данных, представляет собой папку для хранения файлов данных.

Блок 18 категоризации выполняет процесс категоризации при создании, обновлении или удалении папки или при текущем контроле файла данных. В ходе выполнения процесса категоризации выполняется поиск и размещение файлов данных.

А. Далее описывается операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами, включающим в себя блок 18 категоризации, при создании, обновлении или удалении папки.

Когда в папке для хранения ссылочной информации вновь создается папка для хранения ссылочной информации, блок 18 категоризации осуществляет поиск файлов данных в папке для хранения файлов данных на основе использования имени вновь созданной папки и уведомляет блок 13 управления данными о результатах поиска. Диапазон поиска в то же время задается в информации 21 для управления папками.

Блок 13 управления данными создает ссылочную информацию в отношении файлов данных в папке для хранения файлов данных и запоминает ссылочную информацию во вновь созданной папке для хранения ссылочной информации.

Блок 18 категоризации осуществляет поиск следующих элементов как объектов поиска:

(i) имя файла данных;

(ii) полный текст файла данных; и

(iii) в случае данных изображения, полный текст результатов OCR, полученных путем выполнения процесса OCR в отношении данных изображения.

В частности, когда в имени файла или файле данных содержится цепочка символов, совпадающая с именем папки, определяется, что этот файл данных найден. Если имя папки установлено с расширением, таким же как у имени каждого из искомых файлов данных, то будут обнаружены все файлы данных, которые имеют имя с упомянутым расширением.

Когда пользователь изменяет имя папки для хранения ссылочной информации, в которой уже хранятся результаты поиска, блок 13 управления данными обновляет имя папки и ссылочную информацию в информации 21 управления папками. Затем выполняется процесс, аналогичный процессу в случае создания новой папки для хранения ссылочной информации.

Когда пользователь удаляет папку для хранения ссылочной информации, в которой уже хранятся результаты поиска, блок 13 управления данными удаляет запись удаленной папки в информации 21 управления папками.

В. Далее описывается операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами, включающим в себя блок 18 категоризации, при создании, обновлении или удалении файла данных.

Когда в папке для хранения файлов данных вновь создается файл данных, блок 18 категоризации устанавливает вновь созданный файл данных в качестве нового объекта поиска путем использования имени папки для хранения файлов данных. Например, когда уже создана папка «встреча (meeting)» и вновь создан файл «meeting.doc» в папке для хранения файлов данных, блок 18 категоризации определяет, что обнаружен файл «meeting.doc» в соответствии с папкой «meeting». В этом случае блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для файла «meeting.doc» в папке «meeting» для хранения ссылочной информации. Блок 18 категоризации определяет, соответствует ли вновь созданный файл данных имени каждой из папок для хранения ссылочной информации. Таким образом, даже в том случае, если файл данных создан заново, пользователь может скомпоновать этот файл данных без выполнения дополнительных операций, отличных от операции копирования файла данных из устройства 200 обработки информации на устройство 100 управления документами.

Когда пользователь изменяет имя файла или содержимое файла данных, хранящегося в папке для хранения файлов данных, блок 18 категоризации выполняет процесс, аналогичный процессу в случае, когда файл данных создается заново. Когда имя файла обнаруживается благодаря изменению имени файла или содержимого файла, папка для хранения ссылочной информации, в которой запомнена ссылочная информация, может быть изменена. С другой стороны, когда найден полный текст, а имя файла изменено, папка для хранения ссылочной информации, в которой была запомнена ссылочная информация, остается без изменения. Блок 13 управления данными обновляет ссылочную информацию в информации 21 управления папками в соответствии с результатами поиска.

Когда пользователь удаляет файл данных, запомненный в папке для хранения файлов данных, блок 13 управления данными удаляет ссылочную информацию в соответствии с удаленным файлом данных в каждой папке для хранения ссылочной информации и обновляет информацию 21 управления папками. Таким образом, имеется возможность предотвратить ситуацию, когда ссылочная информация, соответствующая удаленному файлу данных, останется в составе информации 21 управления папками.

Блок 19 обработки OCR выполняет процесс OCR в отношении файла данных при получении от блока 18 категоризации запроса на процесс OCR. Результат процесса OCR (а именно, текстовая информация) связан с именем файла данных и запоминается в базе данных 20. При обновлении файла данных, в отношении которого выполняется процесс OCR, упомянутая текстовая информация также обновляется.

На фиг. 8 представлена схема, поясняющая на примере структуру папок. Как показано на фиг. 8, устройство 100 управления документами имеет совместно используемую папку, которая доступна всем пользователям, зарегистрированным в пользовательской информации, и пользовательскую папку, доступную только конкретному пользователю. В примере на фиг. 8 совместно используемой папкой является папка AllUsers, а одной из пользовательских папок является папка Suzuki. Папка категорий и папка данных предусмотрены в структуре папок на позиции с более низким рангом для каждой из папки AllUsers и папки Suzuki, соответственно. Папка категорий представляет собой папку поиска/размещения, а папка данных - это папка для хранения файлов данных. Пользователь может определить папку поиска/размещения или папку для хранения файлов данных на основе имени соответствующей папки.

В качестве альтернативы, структура папок может быть выстроена без папки категорий, а папка для хранения ссылочной информации создается на имеющей более низкий ранг позиции папки данных. Однако папка для хранения файлов данных может быть создана на имеющей более низкий ранг позиции папки данных, либо папка для хранения файлов данных и папка для размещения файлов данных могут быть созданы отдельно, с тем чтобы сделать результаты размещения файлов данных понятными пользователю.

В настоящем варианте осуществления файлы данных, которые, пользователь желает совместно использовать с другими пользователями, хранятся в папке AllUsers/data, а файлы данных, доступные исключительно данному пользователю, компонуются в папке Suzuki/data. Соответственно, без запоминания файлов данных в устройстве 200 обработки информации, доступ к файлам данных в сети со стороны других пользователей ограничен, и возможен доступ к файлам данных в сети со стороны пользователя в удаленном месте, куда он прибыл.

Когда пользователь осуществляет поиск или размещение файлов данных в папке данных, новая папка (папка для хранения ссылочной информации) создается в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки AllUsers/category или папки Suzuki/category.

При создании папки для хранения ссылочной информации в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки AllUsers/category блок 18 категоризации подтверждает «диапазон поиска» информации 21 управления папками и осуществляет поиск файлов данных в папке AllUsers/data. При создании папки для хранения ссылочной информации в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки Suzuki/category блок 18 категоризации подтверждает «диапазон поиска» информации 21 управления папками и осуществляет поиск файлов данных как в папке AllUsers/data, так и в папке Suzuki/data. В последнем случае пользователю разрешается осуществлять поиск файлов данных в этих двух папках данных путем создания одной папки для хранения ссылочной информации. Если доступ к диапазону поиска разрешен другому пользователю из той же группы, то имеется возможность настройки диапазона поиска.

На фиг. 9 представлена логическая блок-схема, поясняющая процесс поиска/размещения, в котором устройство 100 управления документами осуществляет поиск и размещение файла данных. После запуска устройства 100 управления документами инициируется процесс по фиг. 9.

Блок 16 текущего контроля папок категорий осуществляет текущий контроль папок категорий. На основе результата этого контроля блок 16 текущего контроля папки категорий определяет, создана ли папка в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки поиска/размещения (S100). Папка более высокого ранга вновь созданной папки может быть получена из файловой системы. После регистрации вновь созданной папки в информации 21 управления папками папка высокого ранга из вновь созданной папки легко идентифицируется посредством информации 21 для управления папками. Если папка более высокого ранга идентифицирована, то в информации 21 управления папками регистрируется то, является ли эта папка папкой поиска/размещения.

Когда на этапе S100 определено, что папка создана в имеющем более низкий ранг относительно папки поиска/размещения (папка Suzuki/category), блок 13 управления данными уведомляет блок 18 категоризации об имени созданной папки и посылает запрос на процесс категоризации в блок 18 категоризации (S200).

Блок 18 категоризации подтверждает диапазон поиска папки более высокого ранга (папка Suzuki/category) для созданной папки на основе информации 21 управления папками и выполняет процесс поиска/размещения в отношении папки для хранения файлов данных, используя в качестве ключевого слова имя папки (S300).

После выполнения процесса поиска/размещения управление устройством 100 управления документами возвращается к текущему контролю за папками категорий.

Когда на этапе S100 определено, что в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки поиска/размещения папка не создана, устройство 100 управления документами возвращается к текущему контролю за папками категорий. После отключения питания устройства 100 управления документами процесс по фиг. 9 завершается.

На фиг. 10 представлена логическая блок-схема, поясняющая процесс категоризации, выполняемый в рамках процесса поиска/размещения по фиг. 9. Процесс категоризации на фиг. 10 инициируется, когда на этапе S100 по фиг.9 определено, что папка создана в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки поиска/размещения.

Блок 18 категоризации осуществляет поиск файлов данных в папке данных, используя имя папки для хранения ссылочной информации в качестве ключевого слова (S310). Например, когда папка для хранения ссылочной информации создана в папке AllUsers/category, ищется папка AllUsers/data. Когда папка для хранения ссылочной информации создана в папке Suzuki/category, ищется папка Suzuki/data и папка AllUsers/data.

Затем блок 18 категоризации создает ссылочную информацию в соответствии с найденным файлом данных и компонует созданную ссылочную информацию в папке для хранения ссылочной информации (S320).

После размещения ссылочной информации для хранения ссылочной информации процесс категоризации по фиг. 10 завершается.

Далее описывается процесс, выполняемый при размещении файла данных в папке данных после создания папки для хранения ссылочной информации.

На фиг. 11 представлена логическая блок-схема, поясняющая процесс текущего контроля файлов данных, в котором устройство 100 управления документами выполняет текущий контроль за созданием, обновлением и удалением файла данных. После запуска устройства 100 управления документами инициируется процесс текущего контроля файлов данных по фиг. 11. Процессы по фиг. 9 и фиг. 11 могут выполняться параллельно. В качестве альтернативы, процесс по фиг. 9 и процесс по фиг. 11 могут повторяться попеременно.

Блок 17 текущего контроля папок данных осуществляет текущий контроль файлов данных. Блок 17 текущего контроля папок данных определяет, имело ли место изменение (создание, обновление, удаление и т.д.) файла данных, хранящегося в имеющем более низкий ранг местоположении папки данных (S501). Далее описывается процесс по фиг. 11, выполняемый при создании заново файла данных.

Когда файл данных создан заново, блок 18 категоризации получает текстовую информацию из файла данных (S502). Если файл данных содержит данные изображения, то блок 19 обработки OCR выполняет процесс OCR в отношении данных изображения.

Блок 18 категоризации осуществляет поиск имени файла или текстовой информации файла данных, используя в качестве ключевого слова имя существующей папки для хранения ссылочной информации. Блок 18 категоризации создает ссылочную информацию, если обнаружено упомянутое имя папки (S503). Блок 13 управления данными обновляет информацию 21 управления папками.

При выполнении процесса OCR текстовая информация и имя файла, полученные из файла данных, регистрируются в базе данных 20 (S504).

Далее описывается процесс по фиг. 11, выполняемый при обновлении файла данных.

При обновлении файла данных блок 18 категоризации принимает текстовую информацию из файла данных по аналогии со случаем, когда файл данных создается заново (S505). Если файл данных содержит данные изображения, то блок 19 обработки OCR выполняет процесс OCR в отношении этих данных изображения.

Блок 18 категоризации осуществляет поиск имени файла или текстовой информации обновленного файла данных, используя в качестве ключевого слова имя существующей папки для хранения ссылочной информации (S506).

При выполнении процесса OCR блок 13 управления данными удаляет зарегистрированную текстовую информацию в базе данных 20, которая связана с обновленным файлом данных (S507). Блок 13 управления данными вновь регистрирует текстовую информацию и имя файла, которые связаны друг с другом, в базе данных 20 (S504).

Далее описывается процесс по фиг. 11, выполняемый при удалении файла данных.

При удалении файла данных блок 13 управления данными удаляет ссылочную информацию файла данных в информации 21 управления папками (S508). Если текстовая информация зарегистрирована, то блок 13 управления данными удаляет текстовую информацию в базе данных 20.

После выполнения соответствующего процесса, необходимого для создания, обновления и удаления файла данных, устройство 100 управления документами возвращается к текущему контролю файлов данных.

Если на этапе S501 определено, что изменение (создание, обновление, удаление) файла данных не имело место, то устройство 100 управления документами возвращается к текущему контролю файлов данных. По истечении заранее определенного лимита времени процесс текущего контроля файлов данных (фиг. 11) завершается.

На фиг. 12 представлена схема, поясняющая операцию поиска/размещения, выполняемую устройством 100 управления документами согласно настоящему варианту осуществления. В состоянии (а) по фиг. 12 пользователь создает папку «meeting» в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки AllUsers/category. В этом случае пользователь использует слово «meeting» (имя созданной папки) в качестве критерия поиска для поиска электронных данных. Сначала блок 18 категоризации обнаруживает папку более высокого ранга для папки «meeting» высокого ранга, созданную пользователем в виде папки AllUsers/category.

Обратившись к информации 21 управления папками, блок 18 категоризации подтверждает диапазон поиска для папки AllUsers/category и осуществляет поиск папки, указанной диапазоном поиска. Поскольку файлы данных с именем, содержащим слово «meeting», находятся в папке AllUsers/data, блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для найденных файлов данных «general_meeting.doc» и «regular_meeting.doc». Таким образом, блок 13 управления данными запоминает ссылочную информацию «AllUsers/data/general_meeting.doc, AllUsers/data/regular_meeting.doc» в папке «meeting».

Пользователь также может создать папку в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки AllUsers/data. Однако, в этом случае папка AllUsers/data представляет собой папку для хранения файлов данных, и блок 13 управления данными регистрирует эту папку в информации 21 управления папками как папку для хранения файлов данных. Таким образом, имя этой папки не становится поисковым ключом, и эта папка становится объектом поиска.

В состоянии (b) по фиг. 12 пользователь, кроме того, создает папку «meeting» в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки Suzuki/category в состоянии (a) по фиг. 12. В состоянии (b) по фиг. 12 папки на стороне папки AllUsers (совместно используемая папка) не показаны. Блок 18 категоризации сначала обнаруживает папку более высокого ранга для папки «meeting».

Обратившись к информации 21 для управления папками, блок 18 категоризации подтверждает диапазон поиска папки Suzuki/category и выполняет поиск папок, указанных диапазоном поиска. В этом случае папка Suzuki является пользовательской папкой, и диапазон поиска папки Suzuki/category включает в себя папку AllUsers/data и папку Suzuki/data.

Блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для найденных файлов данных «meeting_material.ppt», «general_meeting.doc» и «regular_meeting.doc». Таким образом, блок 13 управления данными запоминает в папке Suzuki/category/meeting ссылочную информацию «Suzuki/data/meeting_material.ppt», «AllUsers/data/general_meeting.doc», «AllUsers/data/regular_meeting.doc».

Таким путем один за другим могут быть найдены различные файлы данных с разными критериями поиска без изменения предшествующих результатов поиска.

На фиг. 13 показана операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами, когда пользователь, кроме того, создает папку «material» (материал) в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки Suzuki/category в состоянии (b) по фиг. 12. Блок 18 категоризации сначала обнаруживает папку более высокого ранга для папки «material». Эта папка более высокого ранга (папка Suzuki/category) для папки «material» такая же, как в состоянии (b) по фиг. 12.

Обратившись к информации 21 для управления папками, блок 18 категоризации подтверждает диапазон поиска папки Suzuki/category и выполняет поиск папок, указанных диапазоном поиска. В этом случае диапазон поиска включает в себя папку AllUsers/data и папку Suzuki/data. Блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для найденных файлов данных «meeting_material.ppt» и «presentation_material.ppt». Таким образом, блок 13 управления данными запоминает ссылочную информацию «Suzuki/data/meeting_material.ppt, Suzuki/data/presentation_material.ppt» в папке Suzuki/category/data.

Поскольку результаты поиска (ссылочная информация) отличаются папками, даже в том случае, когда предыдущие результаты поиска остались неизменными, возможно наличие множества папок с одинаковой ссылочной информацией. Таким образом, не исключено обнаружение файла данных «meeting_material.ppt» в соответствии с двумя ключевыми словами «meeting» и «material».

Устройство 100 управления документами может также выполнять операции поиска/размещения, используя такие два ключевых слова путем создания единой папки. На фиг. 14 показана операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами, в которой пользователь выполняет поиск файла данных, используя два ключевых слова. Когда пользователю необходимо выполнить поиск файла данных, который обнаруживается в соответствии с двумя ключевыми словами «meeting» и «material», пользователь вводит имя папки согласно правилам присвоения имен папкам. Например, в правилах присвоения имен папкам согласно настоящему варианту осуществления определено, что поисковый символ «&» представляет логическую функцию И, а поисковый символ «^» представляет логическую функцию ИЛИ.

Таким образом, когда пользователю необходимо найти файл данных с использованием двух ключевых слов «meeting» и «material», он вводит «meeting&material» в качестве имени папки для хранения ссылочной информации. При создании папки meeting&material в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки Suzuki/category блок 18 категоризации сначала обнаруживает папку более высокого ранга для папки material. Папка более высокого ранга (папка Suzuki/category) для папки material соответствует состоянию (b) по фиг. 12.

Обратившись к информации 21 управления папками, блок 18 категоризации подтверждает диапазон поиска папки Suzuki/category и выполняет поиск папок, указанных диапазоном поиска. В этом случае диапазон поиска включает в себя папку AllUsers/data и папку Suzuki/data.

Блок 18 категоризации сконфигурирован для проведения поиска в зависимости от того, включен ли в имя папки поисковый символ. Таким образом, блок 19 категоризации выполняет поиск файла данных, используя «meeting» и «material» папки meeting&material в качестве ключевых слов. Аналогичным образом, блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для искомого файла данных «meeting_material.ppt». Таким образом, в случае состояния (а) по фиг. 14 в папке Suzuki/category/meeting&data запоминается ссылочная информация «Suzuki/data/meeting_material.ppt».

Когда пользователь в качестве имени папки вводит «meeting^material», используя в качестве ключевого слова для поиска «meeting» или «material», блок 19 категоризации выполняет поиск файла данных. В этом случае при состоянии (b) по фиг. 14 в папке Suzuki/category/meeting^/data запоминается ссылочная информация «Suzuki/data/meeting_material.ppt, Suzuki/data/presentation_material.ppt, AllUsers/data/general_meeting.doc, AllUsers/data/regular_meeting.doc».

Как было описано выше, устройство 100 управления документами согласно данному варианту осуществления может выполнять поиск и размещение файлов данных с использованием простых операций. Поскольку предшествующие результаты поиска/размещения остаются неизменными, обращение к указанным результатам и их использование, перекомпоновка файлов данных в структуре папок и добавление критериев поиска может выполняться с использованием простых операций.

ВАРИАНТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ 2

В настоящем варианте осуществления устройство 100 управления документами сконфигурировано в том числе для выполнения функции поиска и размещения файлов данных в иерархической структуре папок путем использования функции поиска и размещения устройства 100 управления документами согласно варианту осуществления 1.

Например, имеет место случай, когда пользователю необходимо сузить файлы данных (ссылки на файлы данных), полученные путем проведения поиска с использованием ключевого слова «meeting». При получении множества файлов данных, указанные требования будут расти. В таком случае устройство 100 управления документами по данному варианту осуществления сужает результаты поиска, используя имя папки для хранения ссылочной информации, вновь созданной на месте с низким рангом папки для хранения ссылочной информации.

На фиг. 15 представлена схема, поясняющая операцию размещения, выполняемую устройством 100 управления документами согласно настоящему варианту осуществления, для размещения файлов данных в иерархической структуре данных. На фиг. 15 папки на стороне папки AllUsers не показаны. Предполагается, что пользователь уже создал папку meeting на месте с низким рангом папки Suzuki/category. В это же время в папке meeting запоминается ссылочная информация «AllUsers/data/general_meeting.doc, AllUsers/data/regular_meeting.doc, Suzuki/data/meeting_material.ppt».

Когда пользователь создает папку material в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки Suzuki/category/meeting, блок 18 категоризации выполняет поиск, устанавливая только те файлы данных, которые указаны в ссылочной информации папки meeting, как объект поиска, и используя в качестве ключевого слова имя папки «material». Таким путем можно сузить результаты поиска, полученные в результате поиска файлов данных с использованием ключевого слова «meeting» путем осуществления поиска файлов данных с использованием имени папки «material». Ссылочная информация папки meeting регистрируется в информации 21 управления папками заранее.

На фиг. 16 представлена схема, где показан пример информации 21 для управления папками согласно данному варианту осуществления. На фиг. 16 выделена только информация для управления папками, соответствующая папкам для хранения ссылочной информации. Далее со ссылками на фиг. 16 описывается операция размещения, выполняемая устройством 100 управления документами по данному варианту осуществления.

(i) Блок 18 категоризации сначала обнаруживает папку более высокого ранга (папку Suzuki/category/meeting) папки material.

(ii) Обратившись к информации 21 управления папками, блок 18 категоризации подтверждает, что папка Suzuki/category/meeting не является папкой поиска/размещения, а является папкой для хранения ссылочной информации.

(iii) Когда папка Suzuki/category/meeting не является папкой поиска/размещения, блок 18 категоризации считывает ссылочную информацию папки более высокого ранга (папка Suzuki/category/meeting) из информации 21 управления папками. С другой стороны, когда папка Suzuki/category/meeting является папкой поиска/размещения, блок 18 категоризации выполняет поиск, как в варианте осуществления 1.

(iv) Блок 18 категоризации выполняет поиск файлов данных, указанных считанной ссылочной информацией папки более высокого ранга, используя имя вновь созданной папки (папка material). Таким путем, благодаря считыванию ссылочной информации папки более высокого ранга выполняется поиск файлов данных. Имеется возможность выполнить этот поиск за короткое время.

Как показано на фиг. 15, блок 13 управления данными создает ссылочную информацию для обнаруженного файла данных «meeting_material.ppt» по аналогии с вариантом осуществления 1. Таким образом, ссылочная информация «Suzuki/data/meeting_material.ppt» запоминается в папке Suzuki/category/meeting/material.

Как было описано в варианте осуществления 1, результаты предшествующих поисков остаются неизменными, а устройство обработки документов по этому варианту осуществления всегда обновляет текущие результаты поиска. Таким образом, устройство обработки документов по данному варианту осуществления сконфигурировано для выполнения операции иерархического поиска/размещения с использованием предшествующих результатов поиска.

На фиг. 17 представлена схема, поясняющая операцию иерархического поиска/размещения с использованием комбинации папок. На фиг. 17 папки на стороне папки AllUsers не показаны. Предполагается, что пользователь уже создал папку meeting и папку material в имеющих более низкий ранг местоположения относительно папки Suzuki/category. В то же время в папке meeting запоминается ссылочная информация ««AllUsers/data/general_meeting.doc, AllUsers/data/regular_meeting.doc,

Suzuki/data/meeting_material.ppt», а ссылочная информация «Suzuki/data/meeting_material.ppt, Suzuki/data/presentation_material.ppt» запоминается в папке material.

Если пользователю необходимо сузить результаты поиска папки meeting путем использования в качестве ключевого слова «material», то пользователь перемещает папку material в местоположение, имеющее более низкий ранг относительно папки meeting (или папку material перемещают в папку meeting). Блок 18 категоризации сконфигурирован для выполнения поиска файлов данных, которые указаны ссылочной информацией папки meeting, по аналогии со случаем, когда папка material создается заново.

В этом случае содержание информации 21 управления папками перед операцией иерархического поиска/размещения изменяют путем удаления записи папки Suzuki/category/material и путем создания записи папки Suzuki/category/meeting/material. А именно, содержание информации 21 управления папками после операции иерархического поиска/размещения будет таким же, как на фиг. 16. Таким образом, устройство 100 управления документами по этому варианту осуществления может выполнять операцию поиска/размещения, используя предшествующие результаты поиска, если пользователь выполнит простую операцию по перемещению папки.

На фиг. 18 представлена логическая блок-схема, поясняющая процесс поиска/размещения, в котором устройство 100 управления документами по этому варианту осуществления выполняет поиск и размещение файла данных. После запуска устройства 100 управления документами запускается процесс по фиг. 18.

Блок 16 текущего контроля папок категорий осуществляет текущий контроль за папками категорий. На основе результата текущего контроля блок 16 текущего контроля за папками категорий определяет, создана ли папка в местоположении, имеющем более низкий ранг относительно папки поиска/размещения (S100). В этом варианте осуществления создание папки включает в себя создание папки путем перемещения упомянутой папки.

Когда на этапе S100 определено, что папка создана в имеющем более низкий ранг местоположении относительно папки поиска/размещения, блок 18 категоризации получает имя созданной папки от блока 16 текущего контроля папок категорий (S200).

Затем блок 18 категоризации обнаруживает имя папки более высокого ранга для созданной папки (S210). Блок 18 категоризации определяет, является ли папка более высокого ранга папкой поиска и размещения, путем обращения к информации 21 управления папками (S211).

Когда на этапе S211 определено, что папка низкого ранга является папкой поиска и размещения, блок 18 категоризации выполняет поиск в базе данных 20, используя имя созданной папки. В частности, используя имя папки в качестве ключевого слова, блок 18 категоризации выполняет процесс поиска/размещения в папке для хранения файлов данных (S310).

Блок 13 управления данными создает ссылочную информацию в соответствии с найденными файлами данных и запоминает эту ссылочную информацию в папке для хранения ссылочной информации (S320).

Когда на этапе S211 определено, что папка более высокого ранга не является папкой поиска и размещения, это значит, что папка более высокого ранга является папкой для хранения ссылочной информации. Блок 18 категоризации считывает ссылочную информацию папки более высокого ранга для созданной папки (S212).

Затем блок 18 категоризации устанавливает только те файлы данных, которые указаны в считанной ссылочной информации, в качестве объекта поиска и осуществляет поиск, используя в качестве ключевого слова имя созданной папки (S213).

После выполнения этапа S310 или этапа S213, блок 18 категоризации создает ссылочную информацию в отношении найденных файлов данных и запоминает созданную ссылочную информацию в папке для хранения ссылочной информации (S320).

Когда на этапе S100 определено, что в местоположении, имеющем более низкий ранг относительно папки поиска/размещения, папка не создана, устройство 100 управления документами возвращается к текущему контролю папок категорий. После отключения питания устройства 100 управления документами процесс по фиг. 18 завершается.

Как было описано выше, устройство 100 управления документами по данному варианту осуществления использует предыдущие результаты поиска в папке для хранения ссылочной информации и может выполнить поиск и размещение файлов данных. Если создана иерархическая структура папок, то файлы данных могут быть найдены и скомпонованы с использованием простых операций. При использовании в качестве ключевого слова имени ранее созданной папки устройство 100 управления документами по данному варианту осуществления может выполнить операцию поиска/размещения, если пользователь выполнит простую операцию по перемещению папки.

ВАРИАНТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ 3

В вариантах осуществления 1 и 2 поиск файлов данных выполняется с использованием в качестве ключевого слова имени папки. В настоящем варианте осуществления устройство 100 управления документами сконфигурировано для поиска файлов данных с применением опции поиска к имени папки.

Например, путем использования опции поиска можно выполнить поиск файлов данных, созданных в течение конкретного временного периода или в конкретный день, либо файлов данных, которые имеют конкретный размер. При использовании устройства 100 управления документами по настоящему варианту осуществления пользователю предоставляется возможность выбора одной из нижеперечисленных опций поиска, применяемых к имени папки, при этом блок 18 категоризации обнаруживает выбранную опцию поиска на основе имени папки, введенного пользователем.

- “date” (дата)+“-“+“date”: объектом поиска является файл данных, дата создания которого находится во временном периоде, указанном этой опцией поиска, вместо использования самого имени папки. Например, если введено имя папки “20120101-20121231”, то будет осуществляться поиск файлов данных, даты создания которых находятся во временном периоде с 1 января 2012 года до 31 декабря 2012 года. Если введено имя файла “20120101-20120101”, будет осуществляться поиск файлов данных, созданных с 1 января 2012 года.

- “~”+“date”: объектом поиска является файл данных, дата создания которого предшествует дате, указанной этой опцией поиска, вместо использования самого имени папки. Например, если введено имя папки “~20121231”, то будет осуществляться поиск файлов данных, даты создания которых предшествуют 31 декабря 2012 года.

- “date”+“~”: объектом поиска является файл данных, дата создания которого следует за датой, указанной этой опцией поиска, вместо использования самого имени папки. Например, если введено имя папки “20120101~”, то будет выполняться поиск файлов, даты создания которых следуют после 01 января 2012 года.

- “size”+“numeric_value” (численное значение)+“-“+“numeric_value”: объектом поиска является файл данных, имеющий размер, указанный этой опцией поиска, вместо использования самого имени папки. Будет выполняться поиск файлов данных, имеющих размеры, находящиеся в диапазоне, указанном этими двумя численными значениями (в килобайтах) этой опции поиска. Например, если введено имя папки “size 100-300”, то будет выполняться поиск файлов, имеющих размеры в диапазоне от 100 до 300 килобайт. По аналогии с опцией временного периода для данной опции можно также использовать символ “~”.

Кроме того, также может быть использована нижеследующая опция поиска.

- “*”+“date'+“-“+“date”: вместо имени файла для поиска файлов данных, содержащихся в указанном периоде, используют дату создания файла данных. Например, если введено имя папки “*20120101-20121231”, то будет выполняться поиск файлов данных, даты создания которых находятся во временном периоде с 01 января по 31 декабря 2012 года.

Блок 18 категоризации принимает введенное имя папки и определяет, содержится ли в имени папки опция поиска. Если в имени папки опция поиска содержится, то выполняется поиск файлов данных с использованием временного периода или размера файла, указанного опцией поиска. Если опция поиска в имени папки отсутствует, то поиск файлов данных выполняется как в вариантах осуществления 1 и 2, описанных выше.

Процесс поиска/размещения, выполняемый устройством управления документами по этому варианту осуществления, по существу аналогичен варианту осуществления 2, и поэтому блок-схема процесса по этому варианту осуществления не приводится. Процесс поиска/размещения, выполняемый устройством управления документами по этому варианту осуществления, будет описан ниже. Далее этапы, которые совпадают с соответствующими этапами процесса поиска/размещения, показанного на фиг. 18, обозначены одинаковыми ссылочными позициями, и их описание здесь опущено.

Когда на этапе S211 определено, что папка более высокого ранга является папкой поиска и размещения, блок 18 категоризации определяет, содержится ли в имени файла опция поиска (S310). Если в имени папки опция поиска не содержится, то блок 18 категоризации использует в качестве ключевого слова имя папки и выполняет процесс поиска/размещения в отношении папки для хранения файлов данных (S310). Если в имени папки содержится опция поиска, то блок 18 категоризации использует временной период или размер файла, указываемый опцией поиска, в качестве ключевого слова и выполняет процесс поиска/размещения в отношении папки для хранения файлов данных (S310).

С другой стороны, когда на этапе S211 определено, что папка более высокого ранга не является папкой поиска и размещения, блок 18 категоризации определяет, содержится ли в имени папки опция поиска (S212). Если в имени папки опция поиска не содержится, то блок 18 категоризации считывает ссылочную информацию папки более высокого ранга для созданной папки (S212), устанавливает в качестве объекта поиска только те файлы данных, которые указаны в ссылочной информации, и выполняет поиск, используя в качестве ключевого слова имя созданной папки (S213). Если в имени папки содержится опция поиска, то блок 18 категоризации считывает ссылочную информацию папки высокого ранга для созданной папки (S212), устанавливает в качестве объекта поиска только файлы данных, указанные в ссылочной информации, и выполняет поиск, используя временной период или размер файла, указываемый опцией поиска, в качестве ключевого слова (S213).

На фиг. 19 показана операция поиска/размещения, выполняемая устройством 100 управления документами с использованием временного периода. Положим, что в папке Suzuki/category/meeting уже запомнена ссылочная информация «Suzuki/data/meeting_material.ppt, «AllUsers/data/general_meeting.doc, AllUsers/data/regular_meeting.doc».

В этом состоянии пользователь создает папку Suzuki/category/meeting/20120101-20121231. Блок 18 категоризации обнаруживает опцию поиска в имени созданной папки и выполняет поиск файлов данных, созданных в течение временного периода 20120101-20121231, из числа файлов данных, указанных ссылочной информацией «Suzuki/data/meeting_material.ppt, AllUsers/data/general_meeting.doc, AllUsers/data/regular_meeting.doc» папки meeting. Например, если файл данных «regular_meeting.doc» был создан в феврале 2012 года, то в папке 20120101-20121231 хранится ссылочная информация «AllUsers/data/regular_meeting.doc».

Таким путем можно выполнить поиск файлов данных для использования в этом варианте осуществления выбранной опции поиска из числа различных опций поиска. Папка, имеющая имя с указанием опции поиска, может быть создана в виде папки более низкого ранга относительно той папки, которую ищут по имени, причем файлы данных могут быть скомпонованы более детальным образом.

ВАРИАНТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ 4

В этом варианте осуществления устройство 100 управления документами сконфигурировано для отображения состояния поиска во время поиска файлов данных. Время поиска возрастает с ростом количества файлов данных. Состояние поиска предпочтительно отображать пользователю таким образом, чтобы ему было ясно, насколько продвинулась операция поиска.

Устройство 100 управления документами по этому варианту осуществления создает файл состояния для обеспечения отображения, показывающего состояние поиска, и запоминает файл состояния в папке для хранения ссылочной информации.

На фиг. 20 представлена схема, поясняющая отображение файла состояния. В состоянии (а) по фиг. 20 пользователь создает папку Suzuki/category/meeting. Блок 18 категоризации запускает выполнение процесса категоризации. Когда количество файлов данных, запомненных в папке Suzuki/data или папке AllUsers/data на данный момент, превысит пороговое значение, блок 18 категоризации создает в папке для хранения ссылочной информации файл состояния. Как показано на фиг. 20, в состоянии (b) отображение файла состояния изменяется во времени следующим образом:

«не закончен» -> «выполняется» -> «закончен»

Поскольку пользователь открывает папку для хранения ссылочной информации, чтобы узнать результаты поиска, он может немедленно обнаружить отображение файла состояния и сможет проверить состояние операции поиска, используя динамическое отображение указания файла состояния. В течение временного периода от состояния «не закончен» до состояния «закончен» ссылочная информация постепенно записывается в папке для хранения ссылочной информации.

Блок 18 категоризации может быть сконфигурирован для создания файла состояния с именем файла для обеспечения отображения, показывающего количество элементов ссылочной информации в запомненном файле состояния, вдобавок к отображению, указывающему состояние поиска. В этом случае количество элементов ссылочной информации файла состояния с течением времени увеличивается. Может просто отображаться количество элементов ссылочной информации. В качестве альтернативы, может отображаться показатель «отсчитанное количество найденных файлов/N», где N обозначает общее количество файлов данных как объектов поиска.

Пользователь может определить, что поиск выполняется, наблюдая за отображением имени файла состояния.

Также полезно обеспечить отображение файла состояния, представляющего изменение состояния поиска, путем изменения цвета соответствующей пиктограммы папки вместо отображения состояния с использованием символов, как показано в состоянии (b) по фиг. 20.

На фиг. 21 представлена схема, иллюстрирующая экран дисплея, содержащий отображение состояния поиска с использованием цвета. Аналогичным образом, положим, что пользователь создал папку Suzuki/category/meeting в папке Suzuki/category. На фиг. 21 показано отображение (соответствующая пиктограмма папки) внутренней папки в папке Suzuki/category. Например, блок 19 категоризации изменяет цвет пиктограммы папки для хранения ссылочной информации (папка meeting) в соответствии с изменением состояния поиска следующим образом:

«не закончен» - зеленый,

«выполняется» - красный,

«закончен» - синий.

Такой процесс может выполняться посредством подготовки данных изображения пиктограмм папок с использованием разных цветов и изменения данных изображения пиктограммы папки, отображаемых по порядку в соответствии с изменением состояния поиска. Возможно использование не только изменения цвета пиктограммы, но также изменение ее формы в соответствии с изменением состояния поиска. В качестве альтернативы, также возможно обеспечить мигание пиктограммы папки в соответствии с изменением состояния поиска.

При отображении состояния поиска путем использования файла состояния (см. состояние (b) по фиг. 20) пользователю необходимо открыть соответствующую папку (в данном примере, папку meeting). Однако в примере по фиг. 21 пользователь может определить состояние поиска просто по цвету папки meeting, когда открыта папка более высокого ранга (в данном примере это папка category), в которой создана папка meeting.

Устройство 100 управления документами по данному варианту осуществления может предоставить пользователю отображение состояния выполняемого процесса поиска/размещения по имени файла или по цвету пиктограммы папки. Поскольку имеет место всплывающее отображение имени файла в папке путем наведения мыши на пиктограмму папки без открывания папки (в случае использования операционной системы, такой как WINDOWS®), пользователь может легко уяснить состояние поиска или количество элементов ссылочной информации.

ВАРИАНТ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ 5

В настоящем варианте осуществления описывается случай, когда ссылочная информация как результат поиска обрабатывается устройством вывода. На фиг. 22 представлена схема, где показана сетевая система, включающая в себя устройство 100 управления документами по данному варианту осуществления. На фиг. 22 элементы, аналогичные соответствующим элементам на фиг. 2, обозначены теми же ссылочными позициями, а их описание опущено. В сетевой системе по фиг. 22 устройство 600 формирования изображения и проектор 700, которые показаны в качестве примеров устройства вывода, соединены с сетью 400.

Далее в качестве примера описывается устройство 600 формирования изображения. Например, устройство 600 формирования изображения может представлять собой многофункциональное периферийное устройство (MFP) или лазерный принтер (LP). Каждое из устройства 600 формирования изображения, мобильного терминала 300 и устройства 200 обработки информации в сетевой системе может обращаться к ссылочной информации как результат процесса поиска/размещения с помощью устройства 100 обработки информации. Например, когда к ссылочной информации, скомпонованной в устройстве 100 управления документами, осуществляется доступ со стороны одного из устройства 600 формирования изображения, устройства 200 обработки информации и мобильного терминала 300) с использованием протокола SMB, может быть открыт и принят исходный файл (содержание) ссылочной информации.

Однако при обращении к ссылочной информации, скомпонованной устройством 100 управления документами, со стороны одного из устройства 600 формирования изображения, устройства 200 обработки информации и мобильного терминала 300 с использованием протокола HTTP или HTPPS, исходный файл ссылочной информации не может быть принят даже в том случае, если есть возможность просмотра этой ссылочной информации. В устройстве 100 управления документами, в целях предотвращения сохранения в кэш-памяти файлов устройства 100 управления документами в WWW браузере, в заголовке файла HTML в протоколе HTTP или HTTPS предусмотрена запись «Cash-Control: no-cash» (которая обеспечивается для запрещения сохранения в кэш-памяти). В WWW браузере, если заголовок принятого файла HTML включает в себя такую запись, исходный файл ссылочной информации не может быть скачан. Таким образом, затрудняется прием исходного файла в случае использования упомянутого протокола связи или WWW браузера. Если исходный файл нельзя скачать, то устройство 600 формирования изображения не может распечатать содержимое ссылочной информации, либо проектор 700 не может отобразить содержимое ссылочной информации.

Для решения этой проблемы устройство 100 управления документами по данному варианту осуществления сконфигурировано таким образом, что оно позволяет одному из устройства 600 формирования изображения, устройства 200 обработки информации и мобильного терминала 300 принимать исходный файл ссылочной информации даже в том случае, когда к ссылочной информации, скомпонованной в устройстве 100 управления документами, доступ осуществляется с использованием протокола HTTP или HTTPS.

В частности, когда к ссылочной информации обращается устройство 600 формирования изображения с использованием протокола HTTP или HTTPS, устройство 100 управления документами возвращает исходный файл в устройство 600 формирования изображения. Аналогичная операция может выполняться также и в том случае, когда устройство 200 обработки информации или мобильный терминал 300 обращается к ссылочной информации в устройстве 100 управления документами.

На фиг. 23 показан состав аппаратного обеспечения устройства формирования изображения. Устройство 600 формирования изображения соответствует известному уровню техники, причем состав его аппаратного обеспечения приведен здесь в качестве пояснительного примера.

Как показано на фиг. 23, устройство формирования изображения включает в себя управляющую часть 611, основную память 612, вспомогательную память 613, интерфейс 614 внешней памяти, сетевой интерфейс 615, операционную часть 616, дисплейную часть 617 и обрабатывающую часть 618. Эти элементы соединены между собой шиной, что позволяет осуществлять передачу и прием данных между указанными элементами.

Управляющая часть 611 выполняет управление соответствующими частями устройства формирования изображения и выполняет вычисления и обработку данных. Например, управляющая часть 611 сформирована как CPU. Управляющая часть 611 представляет собой процессорный блок, который исполняет программу, хранящуюся в основной памяти 612 или вспомогательной памяти 613, причем этот процессорный блок принимает данные от устройства ввода или запоминающего устройства и выполняет вычисления и обработку данных, так что результирующие данные выводятся в блок вывода или запоминающее устройство.

Основной памятью 612 может быть, например, оперативная память (RAM). В основной памяти 612 хранится (постоянно или временно) операционная система (OS) и прикладные программы, которые исполняются управляющей частью 611, данные, необходимые для прикладных программ, и т.д. Вспомогательной памятью 613 может быть, например, накопитель на жестком диске (HDD). Во вспомогательной памяти 613 хранятся данные, необходимые для прикладных программ, и т.д.

Интерфейс 614 внешней памяти представляет собой интерфейс, осуществляющий передачу и прием данных в соответствии со стандартом линии передачи данных и обмена данными, например, USB (универсальная последовательная шина). Например, к интерфейсу 614 внешней памяти может быть подсоединен носитель 619 записи, такой как флэш-память или карта SD.

Сетевой интерфейс 615 представляет собой интерфейс, предусмотренный в устройстве 600 формирования изображения для осуществления связи с устройством управления документами через сеть, образуемую проводными или беспроводными линиями передачи данных, такими как LAN (локальная сеть) или WAN (региональная сеть).

Операционная часть 616 и дисплейная часть 617 содержат клавишные переключатели («аппаратные клавиши») и жидкокристаллический дисплей (LCD) с функцией сенсорного экрана, включающего в себя программные клавиши графического интерфейса пользователя (GUI). На дисплейной части 617 отображается экран меню, а операция, выполняемая пользователем, воспринимается операционной частью 616.

Обрабатывающая часть 618 распечатывает данные изображения на печатном листе посредством процесса электрофотографической печати или процесса струйной печати. Обрабатывающая часть 618 может включать в себя не только печатающее устройство, но также сканирующее устройство для оптического считывания бумажного документа с целью создания данных изображения.

На фиг. 24 представлена схема последовательности операций, поясняющих процесс получения файла, в котором устройство 600 формирования изображения получает исходный файл от устройства 100 управления документами. Предполагается, что пользователь воздействует на операционную часть 616 устройства 600 формирования изображения и обращается к устройству 100 управления информацией с использованием протокола HTTP или HTTPS. Как показано на фиг. 24, процесс получения файла выполняется устройством 600 формирования изображения и устройством 100 управления документами следующим образом.

На этапе S1 пользователь регистрируется в устройстве 600 формирования изображения. При регистрации в устройство 600 формирования изображения вводятся ID пользователя (или имя пользователя) и в устройство 600 формирования изображения вводится ID пользователя и пароль.

На этапе S1.1 устройство 600 формирования изображения передает запрос на регистрацию и пользовательскую информацию на устройство 100 управления документами с использованием протокола HTTP или HTTPS.

На этапе S1.1.1 устройство 100 управления документами инициирует прием блоком 11 управления связью указанного запроса и передачу пользовательской информации в блок 14 управления пользователями в качестве информации для регистрации.

На этапе S1.1.1.1 блок 14 управления пользователями определяет, соответствует ли полученная пользовательская информация пользовательской информации, хранящейся в данный момент в базе данных 20, и определяет, правильно ли аутентифицирован пользователь. Здесь предполагается, что пользователь аутентифицирован правильно. Блок 14 управления пользователями передает на устройство 600 формирования изображения через блок 11 управления связью ответное сообщение о получении аутентификации.

После регистрации устройство управления документами передает ссылочную информацию, являющуюся результатом процесса поиска/размещения, на устройство 600 формирования изображения автоматически или в ответ на прием запроса в явном виде от устройства 600 формирования изображения.

На фиг. 25 представлена схема, где показан пример ссылочной информации, отображаемой на дисплейной части 617 устройства 600 формирования изображения. С левой стороны экрана дисплея на дисплейной части 617 отображаются пользовательское имя 606 «Suzuki» пользователя, который зарегистрировался, кнопка 607 «отображение совместно используемой папки» и кнопка 608 поиска имени документа.

В середине экрана отображается ссылочная информация. При создании папки meeting в устройстве 100 управления документами папка meeting, содержащая ссылочную информацию, передается из устройства 100 управления документами на устройство 600 формирования изображения. Если пользователь выбирает путем нажатия на кнопку папку meeting, содержащую результаты поиска, то отображается соответствующая ссылочная информация. В примере по фиг. 25 отображаются иерархическая структура 605 папок и элементы 604 ссылочной информации папки meeting.

На правой части экрана дисплея отображаются кнопка 601 «Отображение файловой информации», кнопка 602 «Отображение файла» и кнопка 603 «Печать». Пользователь может выбрать один или несколько элементов ссылочной информации в папке meeting и может нажать одну из указанных кнопок. Если выбрана и нажата кнопка 601 «Отображения файловой информации», то выполняется обработка согласно этапу S2 по фиг. 24. Если выбрана и нажата кнопка 602 «Отображение файла», то выполняется обработка согласно этапу S3 по фиг. 24. Если выбрана и нажата кнопка 603 «Печать», то выполняется распечатка соответствующего файла. Последовательность выбора этих кнопок является произвольной.

Вновь обратимся к фиг. 24 для описания процесса приема файла.

На этапе S2 пользователь выполняет операцию на устройстве 600 формирования изображения для посылки запроса на отображение файловой информации в устройство 100 управления документами, чтобы отобразить файловую информацию, указанную ссылочной информацией, хранящейся в устройстве 100 управления документами. Ссылочная информация поддерживается в устройстве 600 формирования изображения, но исходный файл ссылочной информации не поддерживается. Из папки meeting, отображаемой на устройстве 600 формирования изображения, выбирают один или несколько элементов ссылочной информации (см. фиг. 25), и на устройство 100 управления документами передают запрос на отображение информации.

На этапе S2.1 устройство 600 формирования изображения определяет путь к папке и посылает запрос на отображение файловой информации в устройство 100 управления документами, используя протокол HTTP или HTTPS. Блок 11 управления связью определяет, принят ли этот запрос, используя протокол HTTP или HTTPS. Последующие этапы выполняются только в том случае, когда принят запрос с использованием протокола HTTP или HTTPS. Прием запроса по протоколу HTTP или HTTPS определяется по номеру порта (80 в случае протокола HTTP и 443 в случае протокола HTTPS) в заголовке TCP. Аналогичный процесс может выполняться в случае другого протокола, отличного от протокола HTTP или HTTPS, и отсутствия разрешения на скачивание исходного файла с файловой информацией.

Например, файловая информация включает в себя размер файла, дату создания, дату обновления, автора, тип файла и т.д. Устройство 100 управления документами инициирует прием блоком 11 управления связью запроса на отображение файловой информации от устройства 600 формирования изображения.

На этапе S2.1.1 блок 11 управления связью посылает запрос на прием информации о файлах в блок 13 управления данными.

На этапе S2.1.1.1 блок 13 управления данными выполняет поиск места в базе данных 20 (в которой хранится файловая информация), указанном ссылочной информацией, для получения файловой информации исходного файла из ссылочной информации.

На этапе S2.1.1.2 блок 13 управления данными принимает необходимую файловую информацию с места нахождения исходного файла, принятого из базы данных 20. Блок 13 управления данными передает принятую файловую информацию в устройство 600 формирования изображения через блок 11 управления связью.

На этапе S3 пользователь открывает файл, указанный ссылочной информацией, хранящейся в устройстве 100 управления документами. В общем случае, открытие файла подразумевает возможность доступа к этому файлу. В настоящем варианте осуществления открытие файла означает прием исходного файла или отображение текста исходного файла.

Поскольку ссылочная информация и файловая информация хранятся в устройстве 600 формирования изображения, необходимо принять исходный файл в устройстве 100 управления документами на основе ссылочной информации, имеющейся в устройстве 600 формирования изображения.

На этапе S3.1 устройство 600 формирования изображения посылает в устройство 100 управления документами на запрос на исходный файл, используя протокол HTTP или HTTPS. Блок 11 управления связью, находящийся в устройстве управления документами, принимает запрос на исходный файл, используя протокол HTTP или HTTPS. Блок 11 управления связью определяет, принят ли этот запрос по протоколу HTTP или HTTPS. Последующие процессы выполняются только в том случае, когда упомянутый запрос принят по протоколу HTTP или HTTPS.

На этапе S3.1.1 блок 11 управления связью передает запрос на прием исходного файла в блок 13 управления данными, в котором выполняется управление связями ссылочной информации и исходного файла.

На этапе S3.1.1.1 блок 13 управления данными принимает исходный файл на основе ссылочной информации. Блок 13 управления данными передает принятый исходный файл в устройство 600 формирования изображения через блок 11 управления связью. Блок 13 управления данными может выполнить преобразование формата перед передачей. Например, если формат файла Microsoft Word® преобразован в формат PCL (язык управления принтером), то возможно выполнение печати ссылочной информации даже в том случае, если устройство 600 формирования изображения не имеет функцию открытия файла Microsoft Word®.

Устройство 600 формирования изображения отображает на дисплейной части 617 ссылочную информацию принятого исходного файла. В результате пользователь может получить запрошенный исходный файл без необходимости распознавания того, являются ли данные, отображаемые на устройстве 600 формирования изображения, ссылочной информацией или исходным файлом. Когда отображаемые данные являются ссылочной информацией и запрашивается прием исходного файла с использованием протокола HTTP или HTTPS, исходный файл может быть принят посредством вышеописанного процесса приема файла. При запросе приема исходного файла с использованием протокола SMB исходный файл может быть принят, используя стандартный способ. Когда на дисплейной части 617 отображается исходный файл, может быть выполнена распечатка этого исходного файла.

Аналогичный процесс может выполняться также в том случае, когда устройство 200 обработки информации или мобильный терминал 300 принимает исходный файл, используя протокол HTTP или HTTPS. Устройство 200 обработки информации или мобильный терминал 300 может передать принятый исходный файл в устройство 600 формирования изображения для распечатки принятого исходного файла.

Далее в качестве модификации варианта осуществления по фиг. 24 объясняется случай, в котором устройство 200 обработки информации или мобильный терминал 300 передает файл другому пользователю. Возможен случай, когда пользователю необходимо использовать файл, поиск которого выполняется устройством 200 обработки информации или мобильным терминалом 300, вместе с другим пользователем (пользователем-В).

Однако, когда передается только ссылочная информация, являющаяся результатом процесса поиска/размещения, и исходный файл ссылочной информации не хранится в совместно используемой папке, пользователь-В не может принять исходный файл. Кроме того, даже в том случае, если исходный файл хранится в совместно используемой папке, когда пользователь-В является внешним пользователем, не имеющим права доступа к устройству 100 управления документами, пользователь-B не сможет принять исходный файл.

Далее описывается сетевая система 500, которая сконфигурирована для передачи сообщения электронной почты, включающего в себя прикрепленный исходный файл от пользователя к внешнему пользователю (пользователю-В).

На фиг. 26 представлена схема последовательности выполнения операций, поясняющая процесс приема файла, в ходе которого мобильный терминал 300 принимает исходный файл от устройства 100 управления документами. На фиг. 26 обработка согласно этапам S1-S2 аналогична обработке на соответствующих этапах по фиг. 24, в связи с чем их описание опущено.

На этапе S3 пользователь мобильного терминала-А, который проверил ссылочную информацию или файловую информацию, выбирает файл, назначает пользователя-В в качестве адресата и выполняет операцию пересылки файла, чтобы передать этот файл на мобильный терминал-В пользователя-В.

На этапе S3.1 мобильный терминал-А передает запрос на пересылку исходного файла, включая в качестве аргументов адрес электронной почты пользователя-В и ссылочную информацию, в устройство 100 управления документами, используя протокол HTTP или HTTPS. Блок 11 управления связью устройства 100 управления документами принимает запрос на пересылку исходного файла с использованием протокола HTTP или HTTPS. Адрес электронной почты пользователя-В хранится в адресной книге мобильного терминала-А пользователя, либо вводится пользователем вручную с клавиатуры мобильного терминала-А.

На этапе S3.1.1 блок 11 управления связью передает запрос на пересылку исходного файла в блок 13 управления данными.

На этапе S3.1.1.1 блок 13 управления данными определяет, что из ссылочной информации и исходного файла должно передаваться, путем обращения к базе данных 20, в которой хранится исходный файл. В частности, определяется, может ли пользователь-В обращаться к исходному файлу, для которого принят запрос на пересылку. Сначала определяют, совпадает ли доменная часть адреса электронной почты пользователя-В с доменом устройства 100 управления документами или включает в себя домен устройства 100 управления документами. Если пользователь имеет право доступа к устройству 100 управления документами, то доменная часть адреса электронной почты этого пользователя совпадает с доменом устройства 100 управления документами, и может быть определено, что данный пользователь является внутренним пользователем. Когда пользователь-В является внутренним пользователем, определяют, находится ли исходный файл, для которого принят запрос на пересылку, в совместно используемой папке (папке более низкого ранга относительно папки AllUsers/category). Если пользователь-В является внутренним пользователем и исходный файл находится в совместно используемой папке, блок 13 управления данными определяет, что следует передать ссылочную информацию. В противном случае блок 13 управления данными определяет, что следует передать исходный файл.

На этапе S3.1.1.2, когда определено, что следует передать ссылочную информацию, блок 13 управления данными прикрепляет ссылочную информацию к сообщению электронной почты и передает это сообщение на мобильный терминал-В пользователя-В.

На этапе S3.1.1.3, когда определено, что следует передать исходный файл, блок 13 управления данными принимает исходный файл на основе ссылочной информации.

На этапе S3.1.1.4 блок 13 управления данными прикрепляет исходный файл к сообщению электронной почты и передает это сообщение на мобильный терминал-В пользователя-В. Если блок 11 управления связью не принял запрос с использованием протокола HTTP или HTTPS, блок 13 управления данными передает ссылочную информацию в мобильный терминал-В пользователя-В, полагая, что пользователь-В осуществляет доступ с помощью другого протокола, отличного от протокола HTTP или HTTPS.

Таким образом, устройство 100 управления документами передает исходный файл, когда пользователь-В не может обратиться к исходному файлу, но пользователь может передать файл пользователю-В без необходимости распознавания того, является ли файл на мобильном терминале-А ссылочной информацией или исходным файлом.

Как было описано выше, согласно устройству обработки информации по настоящему изобретению можно размещать элементы данных в папках, используя простые операции.

Устройство обработки информации по настоящему изобретению не ограничивается вышеописанными вариантами осуществления, то есть, возможны многочисленные его вариации и модификации, если они не выходят за рамки объема настоящего изобретения.

Настоящая заявка основана на и притязает на приоритет патентной заявки Японии №2012-089359, поданной 10 апреля 2012 года, и патентной заявки Японии №2013-048497, поданной 11 марта 2013 года, содержание которых включено сюда по ссылке.

Изобретение относится к области информационных технологий, в частности к устройствам обработки информации, таким как сервер управления документами. Технический результат заключается в повышении скорости извлечения документов за счет исключения необходимости определения иерархической структуры папок хранения документов. Способ обработки информации включает: отслеживание области хранения ссылочной информации, созданной в местоположении с более низким рангом относительно области хранения для поиска/размещения, передачу уведомления о созданной области хранения ссылочной информации и осуществление, в ответ на упомянутое уведомление, поиска элементов данных, которые содержатся в области хранения элементов данных и соответствуют критерию поиска, содержащемуся в области хранения ссылочной информации среди элементов данных, хранящихся в базе данных. Устройство обработки информации реализует способ обработки информации. 2 н. и 13 з.п. ф-лы, 26 ил.

1. Устройство обработки информации, включающее в себя блок обработки, причем блок обработки содержит:
блок создания области хранения данных, сконфигурированный создавать область хранения ссылочной информации, содержащую критерий поиска для поиска элементов данных в ответ на операцию ввода, причем область хранения ссылочной информации отличается от области хранения элементов данных и области хранения для поиска/размещения;
блок текущего контроля, сконфигурированный отслеживать область хранения ссылочной информации, созданную в местоположении с более низким рангом относительно области хранения для поиска/размещения, и посылать уведомление о созданной области хранения ссылочной информации;
блок поиска, сконфигурированный осуществлять, в ответ на упомянутое уведомление из блока текущего контроля, поиск элементов данных, которые содержатся в области хранения элементов данных и соответствуют критерию поиска, содержащемуся в области хранения ссылочной информации, среди элементов данных, хранящихся в базе данных;
блок создания ссылочной информации, сконфигурированный создавать ссылочную информацию для доступа к упомянутым соответствующим элементам данных, найденным блоком поиска; и
блок размещения, сконфигурированный для размещения ссылочной информации, созданной блоком создания ссылочной информации, в созданной области хранения ссылочной информации.

2. Устройство обработки информации по п. 1, в котором критерием поиска, содержащимся в области хранения ссылочной информации, является имя области хранения ссылочной информации и блок поиска сконфигурирован для поиска элементов данных, содержащих это имя области хранения ссылочной информации.

3. Устройство обработки информации по п. 1, в котором:
когда в местоположении с более низким рангом относительно области хранения ссылочной информации, содержащей критерий поиска, создана вторая область хранения ссылочной информации, блок поиска выполняет поиск элементов данных, которые указаны ссылочной информацией, размещенной в области хранения ссылочной информации, содержащей критерий поиска, на основе второго критерия поиска, содержащегося во второй области хранения ссылочной информации;
блок создания ссылочной информации создает ссылочную информацию для доступа к указанным элементам данных, найденным блоком поиска; и
блок размещения размещает во второй области хранения ссылочной информации ссылочную информацию, созданную блоком создания ссылочной информации.

4. Устройство обработки информации по п. 1, в котором:
когда уже созданная область хранения ссылочной информации, содержащая критерий поиска, перемещается в местоположение с более низким рангом относительно области хранения ссылочной информации, содержащей критерий поиска, блок поиска выполняет поиск элементов данных, которые должны быть указаны ссылочной информацией, размещенной в области хранения ссылочной информации с более высоким рангом относительно перемещенной области хранения ссылочной информации, на основе критерия поиска, содержащегося в перемещенной области хранения ссылочной информации;
блок создания ссылочной информации создает ссылочную информацию для доступа к указанным элементам данных, найденным блоком поиска; и
блок размещения размещает ссылочную информацию, созданную блоком создания ссылочной информации, в перемещенной области хранения ссылочной информации.

5. Устройство обработки информации по п. 1, в котором, когда обнаружена заранее определенная опция поиска в критерии поиска, содержащемся в области хранения ссылочной информации, блок поиска устанавливает значение атрибута элементов данных, указываемого опцией поиска, в объект поиска и выполняет поиск элементов данных, которые соответствуют критерию поиска, содержащемуся в области хранения ссылочной информации.

6. Устройство обработки информации по п. 1, в котором:
база данных содержит пользовательские области хранения данных, которые связаны с пользовательскими идентификаторами и в которых хранятся элементы данных пользователя для каждого пользовательского идентификатора, а также совместно используемую область хранения данных, которая используется сообща множеством пользователей и в которой хранятся элементы данных каждого из пользователей; и
блок обработки содержит
блок хранения пользовательской информации, сконфигурированный для хранения пользовательской информации, включая аутентификационную информацию пользователей и пользовательские идентификаторы; и
блок аутентификации пользователя, сконфигурированный для аутентификации пользователя на основе пользовательского идентификатора и аутентификационной информации, принятых от внешнего устройства; и
когда блок аутентификации пользователя определяет, что пользователь аутентифицирован, блок поиска определяет пользовательскую область хранения данных аутентифицированного пользователя и совместно используемую область хранения данных в качестве областей хранения объектов поиска.

7. Устройство обработки информации по п. 1, в котором блок обработки дополнительно содержит:
блок связи, сконфигурированный для приема ссылочной информации, созданной блоком создания ссылочной информации, от внешнего устройства с использованием заранее определенного протокола связи; и
блок передачи данных, сконфигурированный для передачи на внешнее устройство информации с преобразованным форматом элементов данных, указанных ссылочной информацией и полученных из базы данных.

8. Устройство обработки информации по п. 1, в котором блок обработки дополнительно содержит:
блок связи, сконфигурированный для приема ссылочной информации, созданной блоком создания ссылочной информации, от внешнего устройства с использованием заранее определенного протокола связи; и
блок передачи данных, сконфигурированный для передачи на внешнее устройство информации, содержащей элементы данных, указанные ссылочной информацией и полученные из базы данных.

9. Устройство обработки информации по п. 1, в котором блок обработки дополнительно содержит:
блок связи, сконфигурированный для приема от внешнего устройства ссылочной информации, созданной блоком создания ссылочной информации, запроса на пересылку данных для пересылки ссылочной информации адресату и информации об адресате, указывающей адресата, с использованием заранее определенного протокола связи; и
блок передачи данных, сконфигурированный для определения того, являются ли элементы данных, указанные ссылочной информацией, доступными пользователю-адресату,
сконфигурированный для передачи адресату ссылочной информации, когда определено, что элементы данных доступны пользователю-адресату, и сконфигурированный для передачи адресату элементов данных, указанных ссылочной информацией и полученных из базы данных, когда определено, что элементы данных не доступны пользователю-адресату.

10. Способ обработки информации для устройства обработки информации, включающего в себя блок обработки, содержащий этапы, на которых:
создают область хранения ссылочной информации, содержащую критерий поиска для поиска элементов данных в ответ на операцию ввода, причем область хранения ссылочной информации отличается от области хранения элементов данных и области хранения для поиска/размещения;
отслеживают область хранения ссылочной информации, созданную в местоположении с более низким рангом относительно области хранения для поиска/размещения, и посылают уведомление о созданной области хранения ссылочной информации;
осуществляют, в ответ на упомянутое уведомление с этапа отслеживания, поиск элементов данных, которые содержатся в области хранения элементов данных и соответствуют критерию поиска, содержащемуся в области хранения ссылочной информации, среди элементов данных, хранящихся в базе данных;
создают ссылочную информацию для доступа к упомянутым соответствующим элементам данных, найденным при упомянутом поиске; и
размещают ссылочную информацию, созданную при упомянутом создании, в созданной области хранения ссылочной информации.

11. Способ обработки информации по п. 10, в котором критерием поиска, содержащимся в области хранения ссылочной информации, является имя области хранения ссылочной информации, и при упомянутом поиске осуществляют поиск элементов данных, содержащих это имя области хранения ссылочной информации.

12. Способ обработки информации по п. 10, в котором:
база данных содержит пользовательские области хранения данных, которые связаны с пользовательскими идентификаторами и в которых хранятся элементы данных пользователя для каждого пользовательского идентификатора, а также совместно используемую область хранения данных, которая используется сообща множеством пользователей и в которой хранятся элементы данных каждого из пользователей; и
при этом способ дополнительно содержит этапы, на которых:
сохраняют пользовательскую информацию, включая аутентификационную информацию пользователей и пользовательские идентификаторы; и
выполняют аутентификацию пользователя на основе пользовательского идентификатора и аутентификационной информации, принятых от внешнего устройства; и
когда при упомянутой аутентификации определено, что пользователь аутентифицирован, определяют пользовательскую область хранения данных аутентифицированного пользователя и совместно используемую область хранения данных в качестве областей хранения объектов поиска.

13. Способ обработки информации по п. 10, дополнительно содержащий этапы, на которых:
принимают ссылочную информацию, созданную при упомянутом создании ссылочной информации, от внешнего устройства с использованием заранее определенного протокола связи; и
передают на внешнее устройство информацию с преобразованным форматом элементов данных, указываемых ссылочной информацией и полученных из базы данных.

14. Способ обработки информации по п. 10, дополнительно содержащий этапы, на которых:
принимают ссылочную информацию, созданную при упомянутом создании, от внешнего устройства с использованием заранее определенного протокола связи; и
передают на внешнее устройство информацию, содержащую элементы данных, указываемые ссылочной информацией и полученные из базы данных.

15. Способ обработки информации по п. 10, дополнительно содержащий этапы, на которых:
принимают от внешнего устройства ссылочную информацию, созданную при упомянутом создании, запрос на пересылку данных для пересылки ссылочной информации адресату и информацию об адресате, указывающую адресата, с использованием заранее определенного протокола связи;
определяют, являются ли элементы данных, указываемые ссылочной информацией, доступными пользователю-адресату;
когда определено, что элементы данных доступны пользователю-адресату, передают адресату ссылочную информацию; и
когда определено, что элементы данных недоступны пользователю-адресату, передают адресату элементы данных, указываемые ссылочной информацией и полученные из базы данных.