Система и способ организации электронного архива технической документации Российский патент 2020 года по МПК G06F16/93 

Изобретение относится к области информационных технологий, а именно к системам управления документацией, предназначенным, в частности, для создания и управления постоянными массивами технической документации в условиях сочетания совместного использования ранее разработанных подлинников документов в бумажной форме и подлинников электронных документов, разработанных в системах автоматизированного проектирования (САПР) в среде системы управления инженерными данными.

В настоящее время известны различные системы и способы управления документацией.

Известен способ и система организации и функционирования базы данных нормативной документации, которая используется для создания, сопровождения, анализа и использования баз данных документации. Способ заключается в том, что, по меньшей мере, в одном хранилище данных сохраняют объекты нормативной документации, взаимодействуют с хранилищем данных следующим образом: весь объём нормативной документации и содержащейся в ней информации по любой предметной области деятельности помещают в отдельную область базы данных и представляют в виде трёхмерного информационного пространства, основываясь на практическом опыте и их градации, анализируют выбранную область деятельности, выбирают три основных характеристических признака и присваивают их названия координатным осям X, Y, Z, определяют составляющие характеристических признаков и откладывают их на координатных осях, образованных ортами (единичными отрезками), которые определяют составляющие характеристических признаков, присваивают кодовые обозначения, исходя из обозначений, применяемых на практике, из орт образуют кластеры - области трехмерного пространства, ограниченные единичными поверхностями единичных отрезков, из кодов соответствующих орт характеристических признаков составляют код каждого кластера, получают трёхмерное информационное пространство, состоящее из кластеров с присвоенными им кодами, помещают образованное трёхмерное информационное пространство вместе с другими базами данных в общем хранилище информации в виде объектно-ориентированной или реляционной базы данных, каждый документ переводят в формат XML, определяют ключи и атрибуты, ссылки для критериев поиска и анализа и в отформатированном виде располагают в соответствующей области базы данных, а затем анализируют на предмет принадлежности документа, части документа или информации, содержащейся в документе, кластерам трёхмерного информационного пространства, формируют по трём осям полный идентификационный номер документа или его части, состоящий из кода ортов в зависимости от принадлежности к одному или нескольким кластерам и идентификационного номера документа, при этом, если документ по какой-либо оси принадлежит нескольким кластерам, то код орта по этой оси заменяют нулевым значением, затем полный идентификационный номер документа помещают в кластер или кластеры, к которым принадлежит документ или часть содержащейся в нём информации, через кластер формируют ключи, индексы и атрибуты и присоединяют их к документу в формате XML, по мере анализа документов заполняют таблицы принадлежности документов к характеристическим признакам, хранящиеся в базе данных и позволяющие по полному идентификационному номеру определить составляющие характеристических признаков, к которым принадлежит документ, затем проверяют наличие документов в кластере и анализируют достаточность информации в этих документах по критериям полноты документации, используя надстройки базы данных, результаты анализа помещают в проанализированный кластер и хранят вместе с полными идентификационными номерами документов, для анализа более широкой области, определяющей одну составляющую или весь характеристический признак, делают срез трёхмерного информационного пространства в выбранной плоскости, используя надстройки базы данных, анализируют состояние обеспечения нормативной документацией любого направления выбранной области деятельности и принимают решение о необходимости создания нового или дополнения существующего документа, основываясь на том, что в каждом кластере трёхмерного информационного пространства в идеальном случае должен содержаться только один документ, полностью описывающий ограниченную этим кластером область деятельности, используя базу шаблонов и критерии полноты документации, выполняют разработку или корректировку нормативных документов, в процессе разработки, и в окончательной редакции новый документ итеративно вновь подвергают проведенному анализу для определения качества и полноты информации и для помещения документа в трёхмерное информационное пространство, с помощью средств базы данных выбирают и находят нормативные документы по одному, двум или трём характеристическим признакам, осуществляют доступ к информации по интересующему вопросу, вводят (удаляют) информацию, контролируют полноту и качество получаемой информации, при этом при разработке трёхмерного информационного пространства областей деятельности, если часть объёма нормативной документации и составляющие характеристических признаков совпадают, аналогичные кластеры новой базы данных получают путём замещения их на существующие. Патент РФ № 2386166, МПК G06F 17/30, 10.04.2010.

Известна система для создания и управления постоянными массивами документов, содержащая хранилище данных для хранения одного или более постоянных массивов документов; и приложение управления контентом, причём приложение управления контентом выполнено с возможностью управлять документами для множества пользователей, создавать постоянный массив документов из подмножества документов по запросу пользователя и назначать постоянному массиву документов атрибут, который указывает одно или более внешних приложений, с которыми постоянный массив документов совместно использует свои документы, причём постоянный массив документов обеспечивает, по меньшей мере, одному из множества пользователей возможность осуществлять доступ к упомянутому подмножеству документов как к группе и сохранять постоянный массив документов в хранилище данных. Патент РФ № 2534810, МПК G06F 17/40, H04L 12/28, 10.12.2014.

Известен способ хранения данных для поддержки системы интеллектуального анализа, заключающийся в вычислительной системе для интеллектуального анализа данных, включающей в себя, по меньшей мере, одно хранилище данных, в котором содержатся объекты, и следующие программные средства:

по меньшей мере, один механизм анализа более низкого уровня, взаимодействующий с хранилищем данных и генерирующий в качестве своих выходных данных, по меньшей мере, один ключ, представляющий соответствующие характеристики объекта, с которым этот ключ соотнесен, на основе первого набора правил, реализованных в механизме анализа более низкого уровня;

по меньшей мере, один механизм анализа более высокого уровня, принимающий выходные данные механизма анализа более низкого уровня и генерирующий в качестве своих выходных данных, по меньшей мере, один ключ, представляющий соответствующие характеристики объекта, с которым этот ключ соотнесён, на основе второго набора правил, реализованных в механизме анализа более высокого уровня, причём указанные выходные данные присоединяются к объектам, содержащимся в хранилище данных;

индексатор, связанный с хранилищем данных и содержащий индексы ключей и значения ключей, имеющихся в хранилище данных, причём генерирование ключей в механизмах анализа и индексирование в индексаторе производятся раздельно. Патент РФ № 2297665, МПК G06F 17/30, 20.04.2007.

К недостаткам известных систем относится невозможность использования их для разработки технической документации средствами САПР в среде системы управления инженерными данными из-за отсутствия в них функций, ответственных за управление электронными справочниками и классификаторами, согласование электронных документов посредством использования электронной цифровой подписи, учёт утверждённых технических документов, проведение изменения в утверждённых технических документах, формирование пакета электронных документов для отправки во внешние организации, потому что электронный архив технической документации обеспечивает поддержку как долговременного хранения сканированной документации, разработанной в бумажной форме, так и хранение электронных документов, разработанных в САПР, для которых характерны следующие особенности: наличие электронной структуры изделия и связанных с ней документов, содержащих двумерную векторную графику и трёхмерные твёрдотельные модели, подписание документов электронной цифровой подписью, проведение изменения с использованием извещения об изменении, хранение истории согласования и всех версий документов.

Известен метод проектирования электронного архива технической документации САПР, основанный на применении объектно-ориентированного программирования, включающий обобщённую модель организации электронного архива технической документации, имеющего древовидную структуру; также используется методика организации единой информационной среды технической документации с применением распределённых данных и возможностью удалённого доступа. Диссертация на соискание ученой степени кандидата технических наук. Малинин А. А. Разработка методов и алгоритмов безбумажного документооборота электронных архивов технической документации САПР. – СПб, 2008.

Недостаток данной модели состоит в том, что в ней не учитываются наличие у современной системы управления электронным архивом технической документации таких подсистем, как подсистема цифровой подписи, подсистема учёта утверждённых документов, подсистема управления справочниками и классификаторами, подсистема управления доступом и т.д. В целом можно сказать, что модель носит чрезмерно общий характер и не учитывает особенности современных САПР, такие как трёхмерное проектирование машиностроительных и электротехнических изделий. Кроме того, указанный метод предусматривает долговременное хранение сканированной документации, не учитывая наличия оперативного электронного архива технических документов, разрабатываемых средствами САПР.

Известен способ формирования долговременного электронного архива кадастровых документов, включающий технологию организации и наполнения электронного архива образов кадастровых документов и его информационно-логическую структуру, состоящую из трёх блоков, обеспечивающих ввод документов в систему, хранение архивных электронно-цифровых образов документов на отказоустойчивых носителях и управление системой. Диссертация на соискание учёной степени кандидата технических наук. Григорьев С. А. Разработка методики формирования электронного архива кадастровых документов. – Москва, 2008.

Недостатком является невозможность поддерживать и предоставлять полную информацию о жизненном цикле технического документа (разработка – согласование и утверждение – учёт – хранение – изменение), а также использования для оперативной обработки технических документов, разрабатываемых средствами САПР.

Известна система автоматизированного проектирования обеспечивающих систем, включающая, по меньшей мере, одно АРМ подразделения предприятия, снабжённое, по меньшей мере, устройствами ввода информации и её отображения, и одно компьютерное устройство с возможностью, по меньшей мере, хранения баз данных проекта, соединённые посредством шин и интерфейсов обмена данными между собой и с реализованными программно-аппаратным образом модулем ввода информации, соединённым с модулем принятия решения, выполненным с обеспечением возможности выбора метода проектирования по типу соответствия исходных данных с предустановленными в базе данных проекта шаблонами проектирования, соединённого с программно-аппаратными модулями управления проектами, выполненного с возможностью формирования и передачи управляющих команд на функциональные модули системы и передачи в базу данных проекта промежуточных и конечных результатов проектирования, соединённый с модулем проектирования и формирования конструкторской документации, выполненного с возможностью формирования в электронном формате трёхмерной и электротехнических моделей обеспечивающих систем, а также электронного пакета конструкторской документации, соединённого с модулем управления структурой изделия, а также модулями управления документации и подписи документов и управления изменениями, причём модуль управления структурой изделия соединён по линиям обратной связи с модулем технологической проработки, выполненным с возможностью формирования технологической документации, а также с модулями расчёта параметров надёжности, управления интеграции с системами управления и управления процессами, выходы которых соединены с модулем управления документации и подписи документов, выполненного с возможностью вывода на печать и устройства отображения текущей информации, и/или хранящейся в базе данных проекта промежуточных, и/или конечных этапов проектирования, и/или версий документации через модуль вывода и отображения информации, а также передачи на модуль управления процессами данных на внесение изменений в проектную документацию. Заявка на получение патента РФ на изобретение № 2013123742, МПК G06T 17/00, 27.11.2014.

К причинам, препятствующим использованию данной системы, относятся невозможность хранения и управления графическими конструкторско-технологическими данными, содержащими как текстовую информацию, так и графические трёхмерные модели; невозможность генерировать обозначения для новых документов по задаваемому в классификаторе алгоритму, а также производить поиск документов и прототипов новых изделий; невозможность регистрации, учёта и обработки технической документации в бумажной и электронной форме, извещений об изменении, альбомов документов и электронных носителей; невозможность создания пакета электронных документов в виде архива, содержащего файлы документов, предварительно размещённые на сетевом ресурсе, и создания файла описи документов из предварительно настроенных шаблонов посредством внесения информации в опись автоматизированным способом.

Технический результат заключается в повышении достоверности обработки данных и скорости получения автоматизированного доступа к множеству постоянных массивов технических документов, а также в обеспечении прямой связи системы организации электронного архива технической документации с производством за счёт организации электронного архива технической документации, который используется для управления хранением информации о составе изделия и связях между его составными частями, учётом и хранением любых типов электронных технических документов (чертежей, спецификаций, текстовых документов, трёхмерных моделей, созданных в САПР, и т.п.), визуализацией любых типов электронных документов, учётом и хранением информации о документах, выполненных на бумажных носителях, внесением изменений, заменой и аннулированием технической документации, учётом применяемости документации, учётом выданных и разосланных копий технической документации внутренним и внешним абонентам. Таким образом, система позволяет осуществлять управление конструкторским и технологическим проектированием с сохранением разработанной технической документации в электронной форме, управление электронной структурой изделия, разграничение доступа к информации, защиту информации от несанкционированного доступа, протоколирование работы, управление графическими конструкторско-технологическими справочниками, управление процессами согласования и проведения изменений, поиск и использование документов в пределах прав доступа, мониторинг информации о любом изделии, а по результатам конструкторского и технологического проектирования обеспечивает следующие варианты формирования комплекта утверждённой технической документации: ранее выпущенный бумажный комплект полностью перевыпускается в электронной форме, в ранее выпущенный бумажный комплект включаются отдельные электронные документы, весь комплект изначально выпускается в электронной форме.

Указанный технический результат достигается тем, что система организации электронного архива технической документации включает блок ввода, блок управления, блок согласования и изменения, блок учёта, блок хранения, блок отправки;

блок ввода включает:

- модуль ввода электронных документов;

- модуль ввода справочной информации;

- модуль ввода классификаторов документов;

- модуль ввода оцифрованных документов;

блок управления включает:

- модуль управления СУБД;

- модуль управления инженерными данными;

- модуль управления электронным техническим документооборотом;

- модуль управления электронными цифровыми подписями;

- модуль управления экспортом/импортом информации;

- модуль управления доступом;

блок хранения включает:

- модуль хранения информации;

- модуль резервного копирования информации;

блок согласования и изменения включает:

- модуль согласования электронных документов;

- модуль изменения электронных документов;

блок учёта включает:

- модуль регистрации утверждённых документов;

- модуль регистрации состава комплекта утверждённых документов;

- модуль учёта копий документов;

- модуль учёта извещений об изменении документов;

- модуль учёта применяемости документов;

- модуль учёта местонахождения подлинников;

- модуль просмотра информации о документах;

- модуль формирования отчётов;

- модуль печати;

блок отправки включает:

- модуль формирования пакета электронных документов;

- модуль формирования описи документов.

Также заявленный технический результат достигается реализацией способа организации электронного архива технической документации, включающего этапы:

- создание комплекта документации;

- согласование и утверждение;

- постановка на учёт;

- отправка;

- внесение изменений;

этап создания комплекта документации включает:

- разработку комплекта документации;

- сохранение комплекта документации;

- подписание комплекта документации электронной цифровой подписью разработчика;

этап согласования и утверждения включает:

- согласование комплекта документации;

- утверждение комплекта документации с использованием электронной цифровой подписи;

этап постановки на учёт включает:

- входной контроль электронных документов;

- доукомплектование комплекта документации оцифрованными бумажными документами собственной разработки и разработки других организаций;

- регистрацию утверждённых документов;

- регистрацию комплекта документации;

- формирование предварительной ведомости расцеховки;

- изготовление копий документов;

- учёт копий документов;

- передачу комплекта документации на хранение;

этап отправки включает:

- проверку наличия и форму выполнения подлинников документов;

- формирование списка подлинников для подбора и изготовления дубликатов;

- формирование пакета электронных документов;

- формирование сопроводительного письма;

- формирование пакета документов для отправки;

- отправку документов;

этап проведения изменений включает:

- создание извещения об изменении;

- создание новых версий изменяемых документов и внесение в них изменений;

- сохранение извещения об изменении и новых версий изменяемых документов;

- согласование и утверждение извещения об изменении и новых версий изменяемых документов с использованием электронной цифровой подписи;

- передачу извещения об изменении и новых версий изменяемых документов для постановки на учёт.

Изобретение поясняется чертежами, где:

1 – блок ввода;

1.1 – модуль ввода электронных документов;

1.2 – модуль ввода справочной информации;

1.3 – модуль ввода классификаторов документов;

1.4 – модуль ввода оцифрованных документов;

2 – блок управления;

2.1 – модуль управления СУБД;

2.2 – модуль управления инженерными данными;

2.3 – модуль управления электронным техническим документооборотом;

2.4 – модуль управления электронными цифровыми подписями;

2.5 – модуль управления экспортом/импортом информации;

2.6 – модуль управления доступом;

3 – блок хранения;

3.1 – модуль хранения информации;

3.2 – модуль резервного копирования информации;

4 – блок согласования и изменения;

4.1 – модуль согласования электронных документов;

4.2 – модуль изменения электронных документов;

5 – блок учёта;

5.1 – модуль регистрации утверждённых документов;

5.2 – модуль регистрации состава комплекта утверждённых документов;

5.3 – модуль учёта копий документов;

5.4 – модуль учёта извещений об изменении документов;

5.5 – модуль учёта применяемости документов;

5.6 – модуль учёта местонахождения подлинников;

5.7 – модуль просмотра информации о документах;

5.8 – модуль формирования отчётов;

5.9 – модуль печати документов;

6 – блок отправки;

6.1 – модуль формирования пакета электронных документов;

6.2 – модуль формирования описи документов;

I – этап создания комплекта документации;

II – этап согласования и утверждения;

III – этап постановки на учёт;

IV – этап отправки;

V – внесение изменений;

«-» – не согласовано;

«+» – согласовано.

На фиг. 1 представлена схема системы организации электронного архива.

На фиг. 2 представлена блок-схема способа организации электронного архива.

Система организации электронного архива включает блок ввода 1, блок управления 2, блок хранения 3, блок согласования и изменения 4, блок учёта 5, блок отправки 6.

В блок ввода информации 1 входят:

- модуль ввода электронных документов 1.1, разработанных средствами САПР, обеспечивающий ввод и контроль правильности ввода информации об изделии в базу данных электронного архива;

- модуль ввода справочной информации 1.2, обеспечивающий ведение справочников, необходимых для создания электронных документов средствами САПР;

- модуль ввода классификаторов документов 1.3, обеспечивающий ведение классификаторов для автоматизированного присвоения значения какого-либо параметра реквизитной части электронного документа (например, обозначение, наименование, инвентарный номер и др.) по определённому в классификаторе алгоритму кодирования;

- модуль ввода оцифрованных документов 1.4, обеспечивающий оцифровку бумажных документов собственной разработки и применённых документов внешних организаций с последующей оптимизацией полученных в результате оцифровки электронных образов документов.

В блок управления 2 входят:

- модуль управления СУБД 2.1, обеспечивающий управление промышленной СУБД, позволяющей оперировать большими объёмами информации;

- модуль управления инженерными данными 2.2, обеспечивающий управление данными об изделии и его жизненном цикле, справочными данными и классификаторами, поиском информации, просмотром и печатью всех типов электронных документов, зарегистрированных в электронном архиве технической документации;

- модуль управления электронным техническим документооборотом 2.3, обеспечивающий управление согласованием и утверждением документов с фиксацией электронной цифровой подписи должностных лиц в электронной карточке электронного документа, а также автоматическую рассылку документов по соответствующим маршрутам с целью сбора необходимых согласующих и утверждающих подписей;

- модуль управления электронными цифровыми подписями 2.4, обеспечивающий управление криптографической системой электронной цифровой подписи;

- модуль управления экспортом/импортом 2.5 информации, обеспечивающий взаимодействие электронного архива технической документации с внешними автоматизированными системами.

- модуль управления доступом 2.6, обеспечивающий администрирование, разграничение доступа к информации и функциональным возможностям в зависимости от категории пользователей и производственных площадок предприятия, защиту данных от несанкционированного доступа;

В блок хранения 3 входят:

- модуль хранения информации 3.1, обеспечивающий динамическое хранение электронных документов, разрабатываемых в САПР, и статическое (долговременное) хранение сканированных документов;

- модуль резервного копирования информации 3.2, обеспечивающий программно-аппаратную защиту электронных документов от искажения и модификации, резервное копирования информации и восстановление работоспособности электронного архива технической документации после устранения сбоев и корректного перезапуска аппаратно-программного обеспечения.

В блок согласования и изменения документов 4 входят:

- модуль согласования электронных документов 4.1, обеспечивающий маршрутизацию согласования документов в процессе электронного технического документооборота;

- модуль изменения электронных документов 4.2, обеспечивающий проведение изменений электронных документов, утверждённых электронной цифровой подписью.

В блок учёта утверждённых документов 5 входят:

- модуль регистрации утверждённых документов 5.1, обеспечивающий регистрацию и учёт новых документов в бумажной и электронной форме, комплектов документов и электронных носителей, регистрацию и переиздание карточек документов, комплектов документов и электронных носителей, учёт аннулированных документов, комплектов документов и электронных носителей;

- модуль регистрации состава комплекта утверждённых документов 5.2, обеспечивающий ввод и редактирование составов комплектов документов и электронных носителей;

- модуль учёта копий документов 5.3, обеспечивающий ввод информации о разосланных копиях документации внутренним абонентам и внешним организациям;

- модуль учёта извещений об изменении документов 5.4, обеспечивающий регистрацию извещений об изменении, внесение изменений, замену и аннулирование технической документации;

- модуль учёта применяемости документов 5.5, обеспечивающий учёт применяемости документов;

- модуль учёта местонахождения подлинников 5.6, обеспечивающий учёт местонахождения подлинников, выданных для изготовления копий и дубликатов, внесения изменений, восстановления их при износе;

- модуль просмотра информации о документах 5.7, обеспечивающий просмотр реквизитов документов;

- модуль формирования отчётов 5.8, обеспечивающий формирование отчётов о документах на основе различных параметров, определённых пользователем;

- модуль печати документов 5.9.

В блок отправки 6 входят:

- модуль формирования пакета электронных документов 6.1, обеспечивающий автоматизированное формирование пакета электронных документов в виде архива, содержащего файлы документов, предварительно размещённые на сетевом ресурсе;

- модуль формирования описи документов 6.2, обеспечивающий автоматизированное формирование описи документов в виде файла сопроводительного письма из предварительно настроенных шаблонов посредством выбора организации и автоматического заполнения в письме требуемой реквизитной информации (например, имя файла пакета электронных документов и его контрольная сумма, обозначения документов, количество листов в документах, имена файлов документов, размеры файлов, указанные в килобайтах, и их контрольные суммы и т.п.).

Типовой порядок работы системы поясняется примером разработки комплекта электронной технической документации и содержит этапы:

I. Создание комплекта документации.

II. Согласование и утверждение;

III. Постановка на учёт;

IV. Отправка;

V. Внесение изменений.

На этапе создания комплекта документа в случае применения средств САПР разработчик с использованием модуля ввода классификаторов документов 1.3 и модуля ввода справочной информации 1.2 блока 1, модуля управления СУБД 2.1 и модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 разрабатывает комплект электронных документов, в состав которого входят:

- электронная структура изделия;

- электронная спецификация, полученная автоматизированным способом из электронной структуры изделия;

- 3D-модели, разработанные в САПР трёхмерного проектирования, в том числе габаритные 3D-модели электрорадиоизделий (с учётом вариантов установки на печатную плату) для синхронизации объектов САПР радиоэлектронных устройств;

- проект печатной платы (электронного модуля), разработанный в САПР радиоэлектронных устройств, как составная часть электронной структуры изделия;

- схемы электрические принципиальные в нейтральном формате (например, в формате «PDF»), полученные из проекта печатной платы (электронного модуля), разработанного в САПР радиоэлектронных устройств;

- чертежи, преимущественно разработанные в САПР трёхмерного проектирования;

- чертежи, разработанные в САПР двумерного проектирования (при невозможности или нецелесообразности разработки этих чертежей в САПР трёхмерного проектирования);

- текстовые документы, разработанные в текстовом редакторе или САПР двумерного проектирования;

- сканированные образы дубликатов документов в нейтральном формате (например, в формате «PDF»).

В случае применения в электронном комплекте бумажных конструкторских документов собственной разработки и разработки других организаций разработчик комплекта создаёт в модуле управления инженерными данными 2.2 блока 2 в электронной структуре изделия карточки этих документов, не прикрепляя сами документы.

Сохранение электронных документов выполняется с помощью модуля ввода электронных документов 1.1 блока 1 и модуля хранения информации 3.1 и модуля резервного копирования информации 3.2 блока 3.

В зависимости от назначенных администратором прав доступа с использованием модуля управления доступом 2.6 блока 2 электронные документы становятся доступными другим пользователям для просмотра с помощью модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2.

После разработки электронных документов разработчик документа с использованием модуля управления электронными цифровыми подписями 2.4 блока 2 подписывает электронные документы своей электронной цифровой подписью и назначает с использованием модуля управления электронным техническим документооборотом 2.3 блока 2 участников согласования на предопределённые роли (например, «проверяющий» или «Нормоконтроль»).

Электронное согласование и утверждение документов осуществляется с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4.

Согласующее должностное лицо с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 получает на согласование электронные документы. Далее согласующее должностное лицо с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 выполняет просмотр присланных электронных документов. При необходимости электронные документы распечатывают на печатающем устройстве.

В случае согласия с редакцией присланных на согласование электронных документов должностное лицо с использованием модуля управления электронными цифровыми подписями 2.4 блока 2 подписывает электронные документы своей электронной цифровой подписью и в соответствии с порядком, определённым администратором в шаблоне процесса с использованием модуля управления электронным техническим документооборотом 2.6 блока 2, направляет электронные документы на дальнейшее согласование с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4.

При несогласии с редакцией присланных на согласование электронных документов должностное лицо с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 возвращает их разработчику с необходимыми комментариями.

После подписания электронных документов всеми необходимыми электронными подписями они автоматически с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 передаются в отдел технической документации для постановки на учёт.

Сотрудник группы учёта документации проводит входной контроль электронных документов с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2, при этом автоматизированно проверяет комплектность и применяемость документации в соответствии с - электронной структурой изделия. При обнаружении несоответствий выполняет дополнительную проверку в модуле просмотра информации о документах 5.7 блок 5.

Если комплект является неполным, сотрудник группы учёта документации сообщает об этом разработчику и отправляет электронный комплект на доработку с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4.

Если комплект является полным, сотрудник группы учёта документации принимает его для учёта.

В случае применения в электронном комплекте бумажных конструкторских документов собственной разработки и разработки других организаций выполняют с использованием модуля ввода оцифрованных документов 1.4 блока 1 сканирование копий бумажных конструкторских документов, сохранение в формате «PDF» и размещение файлов с использованием модуля ввода электронных документов 1.1 блока 1 в системе управления инженерными данными в качестве содержимого для документов, созданных ранее разработчиком комплекта.

По окончании проверки в отделе технической документации информация об утверждённых электронных документах (обозначение, наименование и т.д.) с использованием модуля управления экспортом/импортом информации 2.5 блока 2 передаётся в модуль регистрации утверждённых документов 5.1 блока 5 и модуль регистрации состава комплекта утверждённых документов 5.2 блока 5.

Далее сотрудник группы учёта документации выполняет регистрацию утверждённых электронных документов и нового комплекта. Во время регистрации каждому документу автоматизировано с использованием модуля ввода классификаторов документов 1.3 блока 1 присваивается уникальный инвентарный номер.

После этого сотрудник группы учёта документации регистрирует новый комплект и производит ввод его состава в модуле регистрации состава комплекта утверждённых документов 5.2 блока 5, а также вводит применяемость документа с использованием модуля учёта применяемости документов 5.5 блока 5. Затем при необходимости в модуле печати документов 5.9 блока 5 выполняется изготовление бумажных копий электронных документов в соответствии с порядком рассылки документации.

Далее в группе учёта документации с помощью модуля формирования отчётов 5.8 блока 5 формируют предварительную ведомость расцеховки, которую впоследствии заполняют уполномоченные представители службы главного технолога и производства. Затем при необходимости в модуле печати документов 5.9 блока 5 в соответствии с ведомостью расцеховки выполняется изготовление дополнительных бумажных копий электронных документов для обеспечения производства; после изготовления бумажных копий они передаются в производственные подразделения для изготовления по ним изделий.

В группе комплектации выполняют в модуле учёта копий документов 5.3 блока 5 ввод информации об абонентах копий комплектов технических документов, выдаваемых в подразделения.

В группе учёта и обращения документации других предприятий выполняют:

- проверку наличия и форму выполнения подлинников в модуле просмотра информации о документах 5.7 блока 5;

- передачу в группу сканирования и хранения подлинников с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 списка бумажных подлинников для подбора и изготовления электронных дубликатов;

- передачу в группу учёта документации собственной разработки с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 списка электронных подлинников для изготовления электронных дубликатов;

- размещение с использованием модуля хранения информации 3.1 блока 3 электронных дубликатов, изготовленных по спискам, на файловом сервере;

- формирование пакета электронных документов в модуле формирования пакета электронных документов 6.1 блока 6;

- формирование в модуле формирования описи документов 6.2 блока 6 автоматизированным способом сопроводительного письма, содержащего опись документов, распечатку письма в модуле печати документов 5.9 блока 5 и подписание его у ответственных должностных лиц рукописной подписью;

- размещение файла сопроводительного письма в модуле согласования электронных документов 4.1 блока 4;

- регистрацию сопроводительного письма в модуле регистрации утверждённых документов 5.1 блока 5 и перенос регистрационного номера на бумажный экземпляр подписанного сопроводительного письма;

- сканирование сопроводительного письма в модуле ввода оцифрованных документов 1.4 блока 1;

- размещение файлов пакета электронных документов и сопроводительного письма в сетевом каталоге на файловом сервере.

В завершение сотрудник отдела, ответственного за отправку документов электронной почтой по защищённому каналу связи, забирает из сетевого каталога с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 файлы пакета электронных документов и сопроводительного письма, подписывает их с использованием модуля управления электронными цифровыми подписями 2.4 блока 2 квалифицированной электронной цифровой подписью и осуществляет их передачу по назначению.

После завершения процедуры постановки на учёт в отделе технической документации комплекта утверждённой электронной технической документации выполняется автоматический с использованием модуля управления экспортом/импортом информации 2.5 блока 2 информационный обмен данными о составе изделия с внешними автоматизированными системами, входящими в интегрированную информационную среду предприятия.

Электронный архив технической документации позволяет осуществлять изменение утверждённых электронных документов. При этом выполняется следующий типовой порядок работы.

Разработчик документа с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 находит в электронном архиве утверждённых документов электронные документы, которые необходимо изменить, и создаёт для них электронное извещение об изменении в модуле изменения электронных документов 4.2 блока 4. При этом автоматически создаются новые версии электронных документов, а предыдущие утверждённые версии сохраняются в базе данных с помощью модуля управления СУБД 2.1 блока 2 и модуля хранения информации 3.1 блока 3.

В случае если подлинник изменяемого документа разработан в бумажной форме, разработчик документа создаёт и подписывает извещение об изменении в бумажной форме и передаёт его в группу учёта документации отдела технической документации для регистрации в модуле учёта извещений об изменении документов 5.4 блока 5.

После регистрации разработчик извещения об изменении передаёт его в группу сканирования и хранения подлинников для подбора с использованием модуля учёта применяемости документов 5.5 блока 5 подлинников конструкторских документов, подлежащих изменению в соответствии с извещением об изменении.

Подобранные подлинники конструкторских документов сотрудник отдела технической документации выдаёт разработчику извещения об изменении, при этом в модуле учёта местонахождения подлинников 5.6 блока 5 отмечают обозначение документа, дату выдачи документов, фамилию работника, выдавшего документы, фамилию лица, получившего документы, и его номер подразделения.

Далее разработчик документа средствами САПР с использованием модуля ввода справочной информации 1.2 блока 1, модуля управления СУБД 2.1 и модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 создаёт новые версии электронных документов и вносит в них изменения. В случае если изменения необходимо одновременно провести в бумажном и электронном подлиннике (например, входящий в бумажную спецификацию документ заменяется на электронный), разрабатывают в соответствии с ГОСТ 2.503 (пункт 6.3) извещение об изменении, оформленное в виде комплекта, состоящего из двух извещений (в бумажной форме и электронного).

После создания извещения об изменении и внесения изменений в новые версии электронных документов выполняется их сохранение в электронном архиве технической документации с помощью модуля ввода электронных документов 1.1 блока 1, модуля хранения информации 3.1 и модуля резервного копирования информации 3.2 блока 3.

Затем разработчик с использованием модуля управления электронными цифровыми подписями 2.4 блока 2 подписывает изменённые электронные документы и извещение об изменении своей электронной цифровой подписью, назначает с использованием модуля управления электронным техническим документооборотом 2.3 блока 2 участников согласования на предопределённые роли (например, «проверяющий» или «Нормоконтроль») и выполняет процедуру электронного согласования и утверждения документов с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4.

Согласующее должностное лицо с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 получает на согласование изменённые электронные документы и извещение об изменении. Далее согласующее должностное лицо с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 выполняет просмотр присланных электронных документов и извещения об изменении. При необходимости электронные документы распечатывают на печатающем устройстве.

В случае согласия с редакцией присланных на согласование изменённых электронных документов и извещения об изменении должностное лицо с использованием модуля управления электронными цифровыми подписями 2.4 блока 2 подписывает электронные документы и извещение об изменении своей электронной цифровой подписью и, в соответствии с порядком, определённым администратором в шаблоне процесса с использованием модуля управления электронным техническим документооборотом 2.3 блока 2, направляет электронные документы и извещение об изменении на дальнейшее согласование с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4.

В противном случае при несогласии с редакцией присланных на согласование изменённых электронных документов и извещения об изменении должностное лицо с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 возвращает их разработчику с необходимыми комментариями.

После подписания изменённых электронных документов и извещения об изменении всеми необходимыми электронными подписями они автоматически с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 передаются в отдел технической документации для постановки на учёт.

Сотрудник группы учёта изменения документации проводит входной контроль изменённых электронных документов и извещения об изменении с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2. При обнаружении несоответствий выполняет дополнительную проверку в модуле просмотра информации о документах 5.7 блока 5.

В случае если изменённые электронные документы и извещение об изменении содержат ошибки, сотрудник группы учёта изменения документации сообщает об этом разработчику и отправляет изменённые электронные документы и извещение об изменении на доработку с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4.

Если изменённые электронные документы и извещение об изменении не содержат ошибок, сотрудник группы учёта изменения документации принимает их для учёта. По окончании проверки в отделе технической документации информация об утверждённых электронных документах (обозначение, наименование и т.д.) с использованием модуля управления экспортом/импортом информации 2.5 блока 2 передаётся в модуль учёта извещений об изменении документов 5.4 блока 5, в котором сотрудник группы учёта изменения документации выполняет регистрацию изменённых электронных документов и извещения об изменении. В случае изменения состава комплекта документов производят изменение его состава в модуле регистрации состава комплекта утверждённых документов 5.2 блока 5.

Затем при необходимости в модуле печати документов 5.9 блока 5 в соответствии с порядком рассылки документации выполняется изготовление бумажных копий электронных документов. После изготовления бумажных копий они передаются в производственные подразделения для изготовления по ним изделий.

В группе учёта и обращения документации других предприятий выполняют:

- передачу в группу учёта документации собственной разработки с использованием модуля согласования электронных документов 4.1 блока 4 списка изменённых электронных документов и извещений об изменении для изготовления электронных дубликатов;

- размещение с использованием модуля хранения информации 3.1 блока 3 электронных дубликатов, изготовленных по спискам, на файловом сервере;

- формирование пакета электронных документов в модуле формирования пакета электронных документов 6.1 блока 6;

- формирование в модуле формирования описи документов 6.2 блока 6 автоматизированным способом сопроводительного письма, содержащего опись документов, распечатку письма в модуле печати документов 5.9 блока 5 и подписание его у ответственных должностных лиц рукописной подписью;

- размещение файла сопроводительного письма в модуле согласования электронных документов 4.1 блока 4;

- регистрацию сопроводительного письма в модуле регистрации утверждённых документов 5.1 блока 5 и перенос регистрационного номера на бумажный экземпляр подписанного сопроводительного письма;

- сканирование сопроводительного письма в модуле ввода оцифрованных документов 1.4 блока 1;

- размещение файлов пакета электронных документов и сопроводительного письма в сетевом каталоге на файловом сервере.

В завершение сотрудник отдела, ответственного за отправку документов электронной почтой по защищённому каналу связи, забирает из сетевого каталога с использованием модуля управления инженерными данными 2.2 блока 2 файлы пакета электронных документов и сопроводительного письма, подписывает их с использованием модуля управления электронными цифровыми подписями 2.4 блока 2 квалифицированной электронной цифровой подписью и осуществляет их передачу по назначению.

После завершения процедуры постановки на учёт в отделе технической документации изменённых электронных документов и извещений об изменении выполняется автоматический с использованием модуля управления экспортом/импортом информации 2.5 блока 2 информационный обмен данными о составе изделия с внешними автоматизированными системами, входящими в интегрированную информационную среду предприятия.

Зарегистрированное и обработанное в отделе технической документации извещение об изменении и новые версии электронных документов с использованием модуля управления электронным техническим документооборотом 2.3 блока 2 автоматически помещаются системой в электронный архив утверждённых извещений об изменении, а новые версии электронных документов становятся актуальными. До тех пор, пока новая версия электронных документов не станет актуальной, пользователи системы имеют возможность просматривать только предыдущую версию электронных документов.

Таким образом, система и способ организации электронного архива технической документации обеспечивает долговременное хранение документации и оперативное управление архивом, в частности, посредством сочетания совместного использования ранее разработанных подлинников документов в бумажной форме и подлинников электронных документов, разработанных в САПР, а также связь с производством непосредственно на рабочих местах.

В настоящее время система внедрена на предприятии в промышленную эксплуатацию, и способ её организации позволяет утверждать достижение вышеуказанного технического результата.

Изобретение относится к средствам управления документацией. Технический результат заключается в повышении достоверности обработки данных и скорости получения автоматизированного доступа к множеству постоянных массивов технических документов. Система организации электронного архива технической документации включает блок ввода, блок управления, блок согласования и изменения, блок учёта, блок хранения, блок отправки. Создают комплект документации. Осуществляют согласование комплекта документации. Утверждают комплект документации с использованием электронной цифровой подписи. Осуществляют постановку на учет комплекта документации. Кроме того, осуществляют изменения и согласуют изменения в комплекте документов. 2 н. и 22 з.п. ф-лы, 2 ил.

1. Система организации электронного архива технической документации, включающая блок ввода, блок управления, блок согласования и изменения, блок учёта, блок хранения, блок отправки;

блок ввода включает:

- модуль ввода электронных документов;

- модуль ввода справочной информации;

- модуль ввода классификаторов документов;

- модуль ввода оцифрованных документов;

блок управления включает:

- модуль управления СУБД;

- модуль управления инженерными данными;

- модуль управления электронным техническим документооборотом;

- модуль управления электронными цифровыми подписями;

- модуль управления экспортом/импортом информации;

- модуль управления доступом;

блок хранения включает:

- модуль хранения информации;

- модуль резервного копирования информации;

блок согласования и изменения включает:

- модуль согласования электронных документов;

- модуль изменения электронных документов;

блок учёта включает:

- модуль регистрации утверждённых документов;

- модуль регистрации состава комплекта утверждённых документов;

- модуль учёта копий документов;

- модуль учёта извещений об изменении документов;

- модуль учёта применяемости документов;

- модуль учёта местонахождения подлинников;

- модуль просмотра информации о документах;

- модуль формирования отчётов;

- модуль печати документов;

блок отправки включает:

- модуль формирования пакета электронных документов;

- модуль формирования описи документов;

при этом

блок ввода связан с блоком управления, блоком хранения, блоком согласования и изменения;

блок управления связан с блоком ввода, блоком хранения, блоком согласования и изменения, блоком учёта;

блок хранения связан с блоком ввода, блоком управления, блоком учёта;

блок согласования и изменения связан с блоком ввода, блоком управления, блоком учёта;

блок учёта связан с блоком управления, блоком хранения, блоком согласования и изменения, блоком отправки;

блок отправки связан с блоком учёта.

2. Способ организации электронного архива технической документации, включающий этапы:

- создание комплекта документации;

- согласование и утверждение;

- постановка на учёт;

- отправка;

- внесение изменений;

на этапе создания комплекта документации:

- разрабатывают комплект документации;

- сохраняют комплект документации;

- подписывают комплект документации электронной цифровой подписью разработчика;

на этапе согласования и утверждения:

- осуществляют согласование комплекта документации;

- утверждают комплект документации с использованием электронной цифровой подписи;

на этапе постановки на учёт:

- осуществляют входной контроль электронных документов;

- доукомплектовывают комплект документации оцифрованными бумажными документами собственной разработки и разработки других организаций;

- регистрируют утверждённые документы;

- регистрируют комплект документации;

- формируют предварительную ведомость расцеховки;

- изготавливают копии документов;

- осуществляют учёт копий документов;

- передают комплект документации на хранение;

на этапе отправки:

- проверяют наличие и форму выполнения подлинников документов;

- формируют список подлинников для подбора и изготовления дубликатов;

- формируют пакет электронных документов;

- формируют сопроводительное письмо;

- формируют пакет документов для отправки;

- осуществляют отправку документов;

при проведении изменений:

- создают извещение об изменении;

- создают новые версии изменяемых документов и вносят в них изменения;

- сохраняют извещение об изменении и новые версии изменяемых документов;

- осуществляют согласование и утверждение извещения об изменении и новых версий изменяемых документов с использованием электронной цифровой подписи;

- передают извещение об изменении и новые версии изменяемых документов для постановки на учёт.

3. Способ по п. 2, отличающийся тем, что комплект документации включает:

- электронную структуру изделия;

- электронную спецификацию;

- 3D-модели, разработанные в САПР трёхмерного проектирования;

- проект печатной платы, разработанный в САПР радиоэлектронных устройств;

- схемы электрические принципиальные;

- чертежи;

- текстовые документы;

- сканированные образы дубликатов документов.

4. Способ по п. 3, отличающийся тем, что электронную спецификацию получают из электронной структуры изделия автоматизированным способом.

5. Способ по п. 3, отличающийся тем, что электронную спецификацию разрабатывают в САПР двумерного проектирования.

6. Способ по п. 3, отличающийся тем, что электронную спецификацию разрабатывают в текстовом редакторе.

7. Способ по п. 3, отличающийся тем, что справочник электронной компонентной базы включает габаритные 3D-модели электрорадиоизделий с учётом вариантов формовки выводов.

8. Способ по п. 3, отличающийся тем, что справочник электронной компонентной базы включает габаритные 3D-модели электрорадиоизделий с учётом вариантов установки на печатную плату.

9. Способ по п. 3, отличающийся тем, что проект печатной платы является составной частью электронной структуры изделия.

10. Способ по п. 3, отличающийся тем, что схемы электрические принципиальные получают из проекта печатной платы.

11. Способ по п. 3, отличающийся тем, что комплект документации включает чертежи, разработанные в САПР трёхмерного проектирования.

12. Способ по п. 3, отличающийся тем, что комплект документации включает чертежи, разработанные в САПР двумерного проектирования.

13. Способ по п. 3, отличающийся тем, что текстовые документы разрабатывают в текстовом редакторе.

14. Способ по п. 3, отличающийся тем, что текстовые документы разрабатывают в САПР двумерного проектирования.

15. Способ по п. 2, отличающийся тем, что на этапе согласования дополнительно дорабатывают и изменяют электронный документ по замечаниям согласующих лиц.

16. Способ по п. 2, отличающийся тем, что на входном контроле на этапе хранения дополнительно сканируют копии бумажных конструкторских документов и размещают файлы в системе управления инженерными данными в качестве содержимого для документов, созданных ранее разработчиком комплекта.

17. Способ по п. 2, отличающийся тем, что на входном контроле на этапе хранения дополнительно обрабатывают документацию других предприятий:

- проверяют наличие и форму выполнения подлинников;

- передают в группу сканирования и хранения подлинников список бумажных подлинников для подбора и изготовления электронных дубликатов;

- передают в группу учёта документацию собственной разработки для изготовления электронных дубликатов;

- размещают электронные дубликаты, изготовленные по спискам, на файловом сервере;

- формируют пакет электронных документов;

- формируют автоматизированным способом сопроводительное письмо, содержащее опись документов, распечатывают и подписывают письмо у ответственных должностных лиц рукописной подписью;

- размещают файл сопроводительного письма;

- регистрируют сопроводительное письмо и переносят регистрационный номер на бумажный экземпляр подписанного сопроводительного письма;

- сканируют сопроводительное письмо;

- размещают файлы пакета электронных документов и сопроводительного письма в сетевом каталоге на файловом сервере.

18. Способ по п. 2, отличающийся тем, что при регистрации комплекта документации дополнительно:

- вводят состав комплекта документации;

- вводят применяемость документа.

19. Способ по п. 2, отличающийся тем, что при регистрации комплекта документации дополнительно изготавливают бумажные копии в соответствии с порядком рассылки документации.

20. Способ по п. 2, отличающийся тем, что дополнительно включает:

- изготовление дополнительных бумажных копий электронных документов для обеспечения производства в соответствии с ведомостью расцеховки;

- передачу бумажных копий в производственные подразделения для изготовления по ним изделий.

21. Способ по п. 2, отличающийся тем, что при формировании предварительной ведомости расцеховки вводят информацию об абонентах копий комплектов технических документов, выдаваемых в подразделения.

22. Способ по п. 2, отличающийся тем, что при учёте изменённых документов осуществляют:

- входной контроль изменённых электронных документов и извещения об изменении;

- регистрацию изменённых электронных документов и извещения об изменении;

- размещение изменённых документов.

23. Способ по п. 2, отличающийся тем, что при внесении изменений дополнительно изменяют состав комплекта документов.

24. Способ по п. 2, отличающийся тем, что при внесении изменений дополнительно осуществляют:

- изготовление бумажных копий электронных документов;

- передачу бумажных копий в производственные подразделения для изготовления по ним изделий.