Система электронного документооборота и способ управления системой электронного документооборота Российский патент 2020 года по МПК G06F15/82 G06F16/245 G06F16/25 G06Q10/10 

ОБЛАСТЬ ТЕХНИКИ

Изобретение относится к информационным системам для обмена специфическими данными, в частности, к средствам формирования, верификации и распространения отчетной информации предприятия и может быть использовано для подготовки и утверждения налоговой отчетности, а также для формирования, верификации и регистрации документов в процессе обмена документами между налоговой службой и предприятием.

УРОВЕНЬ ТЕХНИКИ

В принятой в настоящее время практике документооборота, как правило используется запрос документа заинтересованным лицом, проверка правомерности запроса и возможности предоставления документа или его копии, при наличии самого документа и правомерности запроса.

Известные на рынке системы документооборота, преимущественно предназначены для преобразования форматов документов, аутентификации лиц, участвующих в документообороте и формирования защищенных каналов передачи информации.

Например, в патенте РФ RU2154298 (C1), опубликованном 10.08.2000, раскрывается регламент подготовки и предоставления документов в налоговые органы. Известная система использует многостадийную структуру запроса, при которой осуществляется автоматизация процесса подготовки, проверки на корректность заполнения и представления отчетных документов в контролирующие органы с подтверждением подлинности и авторства этих документов. Известная система не использует базу данных предприятия для хранения документов, не предназначена для целевого запроса документов специалистом налогового ведомства. Все запросы документов в известной системе подлежат удовлетворению. Известная архитектура системы документооборота не защищена от повторных запросов, не обеспечивает проверку качества работы структур предприятия и налогового ведомства.

Наиболее близким к предложенному изобретению техническим решением является система, раскрытая в патенте США US6092090 (A), опубликованном 18.07.2000. Описание к патенту раскрывает систему сбора и обработки информации, предусматривающую хранение оригиналов налоговых документов. Система предусматривает разделение документов по базам данных, в соответствии с их назначением. Предусматривается возможность верификации электронной версии.

Недостатком прототипа заявленного изобретения, а также других решений, выявленных в уровне техники и предназначенных для электронного документооборота, является невозможность отклонения запросов от лиц, авторизованных в системе, но сформировавших необоснованные или повторные запросы, точная регистрация лиц, участвующих в транзакциях.

Таким образом, в уровне техники существует потребность в системе электронного документооборота, обеспечивающей надежность и достоверность предоставляемых документов, упорядочивание процедур работы с документами как в системе документооборота, так и за ее пределами, а также обеспечивающей многократное использование электронных версий документов, однократно зарегистрированных в системе.

СУЩНОСТЬ ИЗОБРЕТЕНИЯ

Техническим результатом, достигаемым при использовании предложенного изобретения, является снижение количества повторных и необоснованных транзакций, исключение транзакций, не соответствующих нормам и правилам и исключения обезличенных транзакций, не относящихся, например, к сфере деятельности налогового органа. Дополнительным техническим результатом является оптимизации режимов работы налогового органа и налогоплательщика за счет возможности выявления недостатков в деятельности сотрудников. Например, большое количество отклоненных запросов или большое количество повторных запросов, относящихся одному документу или одной сделке, может свидетельствовать о низком качестве работы сотрудника. При применении изобретения к электронному обороту налоговых документов, обеспечивается сокращение расходов на налоговое администрирование, в том числе расходов на электронную обработку и пересылку документов. Система также обеспечивает своевременное выявление, анализ и предотвращение налоговых рисков.

Общий технический результат заключается в снижении объема передаваемых данных за счет исключения обработки повторных транзакций, кроме того, система обеспечивает существенное сокращение трудозатрат при работе системы за счет выявления возможностей по оптимизации бизнес-процессов.

Для достижения технического результата предложен способ управления системой электронного документооборота, содержащей сервер регистрации транзакций между сторонами, где с использованием сервера регистрации транзакций формируется база данных документов первой стороны, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, а формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной; при этом: первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик; второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации; объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны; началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами - проверка наличия документа в базе данных и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа; при этом: формируется база данных документов, выполненная в виде объединенной базы данных, в состав которой входят: полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия; открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц; и транзакционная база данных - временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу; документы, находящиеся в открытой базе данных или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях.

В частном случае реализации изобретения каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется вторым пользователем второй стороны либо одобряется автоматически при соблюдении заданных параметров, при этом одобрение означает начало транзакции.

В частном случае реализации изобретения первая сторона уведомляется о существовании запроса и его содержании.

В частном случае реализации изобретения формируются критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, соответствующие требованиям экономической безопасности.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий материальности документа, причем критерием материальности документа является не превышение заданной суммы суммой по одному документу.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий материальности выборки документов, причем критерием материальности выборки документов является превышение заданной суммы общей суммой по совокупности документов.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий по контрагентам, причем критерием по контрагентам является соответствие допустимому наименованию, индивидуальному номеру налогоплательщика или другому идентификационному признаку.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий по количеству документов в выборке, причем критерием по количеству документов в выборке является не превышение заданного значения общему количеству запрошенных документов или страниц документов.

В частном случае реализации изобретения критерии включают критерий номера счета, причем критерием номера счета является возможность исключения из электронного документооборота конкретных счетов контрагентов или типов счетов, упомянутых в запросе.

В частном случае реализации изобретения критерии используются первой стороной и применяются при получении запроса, причем первой стороной устанавливаются собственные критерии возможности электронной обработки запроса.

В частном случае реализации изобретения при невозможности электронной обработки запроса первой стороной, результаты обработки запроса направляются второй стороне.

В частном случае реализации изобретения у первой стороны запрашивается согласие на использование автоматизированного документооборота.

В частном случае реализации изобретения первых сторон больше одной, что снижает расходы дополнительно.

В частном случае реализации изобретения осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для сформированного запроса, причем при наличии документов в базе данных второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов.

Для достижения технического результата также предложена система электронного документооборота, содержащая: сервер регистрации транзакций между сторонами, причем первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик, второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации, объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны и началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами - проверка наличия документа в базе данных, и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа; базу данных документов первой стороны, формируемую с использованием сервера регистрации транзакций, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, причем формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной; базу данных документов, выполненную в виде объединенной базы данных, в состав которой входят: полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия; открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц; транзакционная база данных - временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу; где документы, находящиеся в открытой базе данных или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях.

В частном случае, если уже было отказано в доступе к запрошенному документу одобрение означает начало транзакции при условии обоснования необходимости предоставления документа.

В частном случае, по результатам рассмотрения поступившего от второй стороны в рамках транзакции запроса первая сторона предоставляет документ либо отклоняет запрос.

Учет повторных транзакций (запросов документов) ведется автоматически. Повторные транзакции завершаются автоматическим предоставлением ранее предоставленного документа.

Для ранее осуществленных транзакций вторая сторона имеет возможность определить инициатора транзакции (первого пользователя второй стороны) и его руководителя (второго пользователя второй стороны). Признак обеспечивает возможность анализа и оценки организации бизнес-процессов вторым пользователем второй стороны.

Для первичных запросов обеспечивается подготовка и передача документов в пределах заранее установленного срока, для повторных запросов, если документ ранее предоставлялся, используются сведения из базы данных сервера регистрации транзакций.

Для документов пользователями может проводиться аналитическая и статистическая обработка для оценки уровня организации бизнес-процессов. По результатам обработки автоматически формируется отчет.

В частных случаях реализации изобретения признаками изобретения могут быть описания организационных возможностей, например, определение отношений подчиненности между пользователями, выявление необходимости изменений в нормативных документах, установка правил акцепта запросов, как для первой, так и для второй стороны.

КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ГРАФИЧЕСКИХ МАТЕРИАЛОВ

Фиг. 1 иллюстрирует упрощенный пример аппаратной реализации предложенной системы.

Фиг. 2 иллюстрирует пример вычислительной системы, пригодный для реализации элементов предложенного изобретения.

Фиг. 3 - фиг. 6 иллюстрируют реализацию способа управления предложенной системой.

Фиг. 7 - фиг. 8 иллюстрируют альтернативную реализацию способа управления предложенной системой.

ОПИСАНИЕ ВАРИАНТОВ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ИЗОБРЕТЕНИЯ

Представленные в описании операции и элементы системы, могут быть реализованы аппаратными средствами, функционирующими под управлением загружаемого программного обеспечения и/или встроенных микропрограмм. В качестве аппаратных средств могут быть использованы оконечные устройства пользователей, серверы, сетевые устройства и другие устройства, которые могут реализовывать инструкции и операции способа как путем преобразования машинных кодов в инструкции процессора, так и путем реализации логических операций, предусмотренных аппаратной конфигурацией системы. То есть различные системы и компьютерные архитектуры могут быть сконфигурированы для реализации описанных объектов, например, серверов социальной платформы. Подсистемы первоначального формирования талантов, системы учета транзакций и других узлов, операций и элементов, в том числе систем графического интерфейса пользователя и аппаратного интерфейса.

Компьютерная сеть может представлять собой географически распределенную совокупность узлов, соединенных линиями связи и сегментами для передачи данных между конечными узлами, такими как персональные компьютеры, рабочие станции, или периферийные устройства, такие как принтеры или сканеры. Доступно множество типов сетей, от локальных сетей (LAN) до глобальных сетей (WAN). Как показано на фиг. 1, примерная компьютерная сеть 900 может содержать множество сетевых устройств, таких как маршрутизаторы, коммутаторы, компьютеры и тому подобное, связанных между собой линиями связи. Например, множество сетевых устройств может соединять одно или несколько пользовательских устройств 910 (или «клиентских устройств» 910), которые могут использоваться пользователем, таких как компьютеры, смартфоны, планшеты и т.д. Каналы связи, соединяющие различные сетевые устройства, могут быть проводными линиями или общими средами (например, беспроводными линиями), где определенные устройства могут поддерживать связь с другими устройствами на основе расстояния, уровня сигнала, текущего рабочего состояния, местоположения и т.п.

Каналы связи могут соединять различные сетевые устройства в любой возможной конфигурации. Один или несколько серверов 920 (например, хост-серверы, веб-серверы, базы данных и т.д.) Могут поддерживать связь с сетью 900 и, таким образом, с множеством клиентских устройств 910. Специалистам в данной области техники будет понятно, что в компьютерной сети может использоваться любое количество и расположение узлов, устройств, линий связи и т. д., а иллюстрация, показанная на фиг. 1 является упрощенным примером аппаратной реализации системы.

Пример вычислительной системы, пригодный для реализации элементов предложенного изобретения, показана на фиг. 2. Как показано на фиг. 2, вычислительная система содержит вычислительное устройство 1000 которое может использоваться в качестве устройства пользователя или сервера, в памяти 1040 которого хранятся операционная система 1042, компьютерные программы 1044 и структуры данных 1045. Память 1040 устройства 1000 связана шиной 1050 с источником питания 1060, по крайней мере, одним процессором 1020 и, по крайней мере, одним сетевым интерфейсом 1010, осуществляющим передачу данных в сеть 900 (фиг. 1) и из сети 900 (фиг.1).

Способ управления предложенной системой, как показано на фиг. 3 - фиг. 6, реализуется с использованием двух взаимодействующих контуров обработки данных в процессе электронного документооборота.

Контур второй стороны, например, Федеральной налоговой службы Российской федерации, предусматривает двухуровневое оформление запросов о предоставлении документов, пояснений и информации в целях проведения налогового контроля через предложенную систему, имеющую коммерческое обозначение «Витрина данных». На первом уровне второй стороны происходит создание запроса, определение его цели и перечня запрашиваемых документов, и после получения ответа - проведение контрольных и аналитических мероприятий, соответствующих целям запроса. Например, проверяется возможность получения данных из документов, представленных первой стороной ранее. На втором уровне с учетом проведенных ранее операций, производится анализ целесообразности запроса, оценка потенциального объема запрашиваемых данных и выходного эффекта контрольных мероприятий, после чего запрос либо отклоняется, либо подтверждается запрос для отправки налогоплательщику. В случае запроса числовых данных, для определения целесообразности запроса, могут использоваться средства математической обработки данных, определяющие взаимосвязь между различными графами отчетности. В случае запроса факсимильных копий документов, для определения целесообразности запроса могут использоваться средства машинного обучения и искусственного интеллекта, позволяющие, например, определить достоверность подписей или определить смысловое содержание документов, представленных ранее.

Контур первой стороны, например, налогоплательщика, также предусматривает двухуровневую обработку запросов о предоставлении документов, пояснений и информации с последующей подготовкой ответа, и предоставления информации и документов через Витрину данных, при этом на первом уровне обеспечивается получение запроса, оценка его соответствия налоговому законодательству, оперативная оценка налоговых рисков, которые могут быть связаны с содержанием документа. При обработке документа также могут использоваться средства искусственного интеллекта и машинного обучения. Например, при наличии в запросе сведений, относящихся к недоимкам, для которых предусмотрена пеня, может формироваться уведомление о необходимости срочного погашения недоимки, а обработка запроса может осуществляться независимо в обычном режиме. Далее, на первом уровне контура налогоплательщика производится определение перечня запрашиваемых документов, и назначение задания ответственному исполнителю с оценкой трудозатрат, установкой сроков. После формирования пакета документов и получения подтверждения готовности пакета документов, в том числе с учетом полноты предоставляемых сведений, соответствующих запросу, осуществляется проведение аналитических мероприятий и при необходимости постановка задачи на подготовку методологической позиции в части причин, приведших к запросу и возможности их устранения в дальнейшем.

На втором уровне контура первой стороны производится анализ наличия и правильности оформления документов, оценка возможных последствий от получения документов второй стороной, в том числе, определение материального эффекта. Дополнительно подтверждается готовность пакета документов и возможность его отправки в налоговый орган в том виде, в котором он представлен для анализа. При необходимости формируются рекомендации по уточнению и дополнению информации, относящейся к запросу.

В случае выявления невозможности автоматизированной подготовки ответа, например, при несоответствии подготовленного ответа заданным критериям, или запрашиваемый первичный документ отсутствует в списке документов пакета, формируется задание на ручную (не автоматизированную обработку запроса) с приложением предварительно заполненного бланка ответа, приложением имеющихся документов и списком отсутствующих документов. Дальнейшая обработка запроса в этом случае производится в ручном режиме. Ручная обработка запроса выходит за рамки предложенного изобретения.

В частности, как показано на фиг. 3 - фиг. 6, на этапе 1 (фиг. 6) формируется запрос с использованием рабочего места исполнителя второй стороны, на этапе 2 (фиг. 6) производится автоматизированная проверка запроса формальным требованиям, например, налоговому периоду или ранее предоставленной информации, при несоответствии производится отклонение запроса на этапе 8 (фиг. 6), при этом, сведения об отклонении запроса заносятся в базу данных второй стороны, для последующего анализа при необходимости.

Для запросов, соответствующих формальным требованиям, запрашивается подтверждение от лица, сформировавшего запрос на этапе 3 (фиг. 6), после чего, система на этапе 4 (фиг. 5) проводит проверку возможности обработки запроса в автоматизированном режиме, например, если запрашивается документ, прямо обозначенный в нормах и правилах, и ранее документ не запрашивался, подтверждение запроса куратором не требуется, в системе инициируется транзакция на этапе 5 (фиг. 5). При отклонении запроса, сведения заносятся в базу данных для последующего анализа, а необходимость запроса определяется путем запрашивания оценки запроса от куратора работника, сформировавшего запрос на этапе 6 (фиг. 5). При подтверждении запроса на этапе 7 (фиг. 6) исполняется этап 5 (фиг. 5), при отклонении запроса, выполняется этап 8 (фиг. 6). Сведения, об отклоненных запросах, а также о всех запросах, используются на этапе 24 (фиг. 5) для формирования отчета об эффективности работы сотрудников, а также об эффективности работы автоматизированной системы, определяемой по количеству запросов, требующих подтверждения куратора. Количественные и качественные результаты анализа эффективности определяются на этапе 25 (фиг. 5).

В системе первой стороны после получения запроса на этапе 9 (фиг. 4), на этапе 10 (фиг. 4) производится проверка идентификатора документа, указанного в транзакции на соответствие критериям автоматизированной обработки запроса. Например, документы, не относящиеся к коммерческой тайне, для которых уже изготавливались цифровые версии, направляются к системе второй стороны на этапе 18 (фиг. 4). На этапе 11 (фиг. 3) осуществляется ручная обработка запроса экспертом. В том случае, если запрошенные документы имеют конфиденциальный характер, на этапе 12 (фиг. 3) автоматически проверяется соответствие запроса установленным требованиям. При несоответствии запроса установленным требованиям на этапе 18 (фиг. 4) второй стороне направляется уведомление об отказе в предоставлении документов, что означает завершение транзакции. В случае, если документ может быть предоставлен и его цифровая копия имеется в системе, что проверяется на этапе 13 (фиг. 3), то его цифровая копия извлекается из системы и направляется второй стороне на этапе 18 (фиг. 4). Если документ отсутствует в базе данных, на этапе 14 (фиг. 3) формируется цифровая копия документа, которая, при необходимости, сопровождается комментариями или правками на этапе 15 (фиг. 4), и после дополнительной проверки на этапе 16 (фиг. 4) формальным требованиям, например, на соответствие номера запрошенного документа номеру на его цифровой копии, на этапе 17 (фиг. 4) производится консолидация электронной копии документа и дополнительной информации. По количеству и качеству основных и дополнительных запросов, а также по количеству удовлетворенных запросов второй стороны, система, на этапе 22 (фиг. 3) определяет качество составления общей отчетности, выявляет направления, по которым у контролирующих органов имеется большое количество дополнительных запросов, результаты обработки данных формируются на этапе 23 (фиг. 3).

При использовании роботизированного или автоматизированного анализа запроса, осуществляемого в отношении сформированного и утвержденного запроса, дополнительно осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для запроса, сформированного ранее. При наличии документов в базе данных второй стороны, в контуре второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов. Формирование ответа может осуществляться без участия второй стороны, но, в частном случае, первая сторона может уведомляться о существовании запроса и его содержании, для использования информации в целях совершенствования операционной деятельности.

Дополнительно могут формироваться критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, преимущественно соответствующие требованиям экономической безопасности. При роботизированном анализе запрос проверяется на соответствие указанным критериям. Такими критериями могут быть:

критерий материальности документа - сумма по одному документу не превышает заданную сумму;

критерий материальности выборки документов - общая сумма по совокупности документов превышает заданную сумму;

критерий по контрагентам - наименование, индивидуальный номер налогоплательщика или другой идентификационный признак соответствует допустимому. В частности, может учитываться согласие контрагента на использование автоматизированного документооборота.

критерий по количеству документов в выборке, где общее количество запрошенных документов или страниц документов не может превышать заданного значения.

Дополнительно может использоваться критерий номера счета, который может исключать из электронного документооборота конкретные счета контрагентов или типы счетов, например, валютные счета, упомянутые в запросе.

Указанные критерии могут быть также установлены по иным признакам хозяйственной операции.

По всем критериям установление параметров производится однократно и в последующем такие установленные параметры могут изменяться с сохранением истории изменений.

При несоответствии запроса по крайней мере одному из критериев, запрос исключается из электронного документооборота и обрабатывается по традиционной технологии, не являющейся объектом настоящего изобретения.

Указанные или аналогичные критерии также могут использоваться первой стороной и применяться при получении запроса. Первой стороной также могут устанавливаться собственные критерии возможности электронной обработки запроса. При невозможности электронной обработки запроса внутри контура налогоплательщика, результаты обработки запроса могут быть направлены во второй контур или в электронном виде, или в виде обычного комплекта документов.

Также в контур налогоплательщика может быть включено рабочее место оператора - эксперта, который производит субъективную оценку возможности ответа на запрос второй стороны. При наличии возможности перечисленные ниже операции могут выполняться в автоматизированном режиме с использованием искусственного интеллекта или средств машинного обучения. Также могут устанавливаться критерии возможности автоматизированной оценки возможности ответа на запрос. В частности, при малых суммах, относящихся к запросу, могут использоваться автоматизированные средства.

Оператор, использующий указанное выше рабочее место, или автоматизированная система проводит проверку соответствия полученного запроса требованиям законодательства. Если запрос не соответствует требованиям законодательства, формируется ответ с пояснением причин отклонений запроса.

Если запрос соответствует требованиям законодательства, то проверяется оперативная оценка налоговых рисков, определяется необходимость запроса информации. В случае отсутствия необходимости запроса информации, формируется ответ, при наличии налоговых рисков, как показано выше, формируется соответствующее уведомление, с указанием исполнителя, от которого требуется организация мероприятий по снижению налоговых рисков или принятие решения.

Если требуется запрос информации и дополнительных пояснений, определяется перечень запрашиваемых документов, назначается исполнитель для пояснений и определяется предельный срок для ручной обработки запроса.

Система также может обеспечивать индикацию и контроль сроков выполнения задания при ручной обработке запроса, когда исполнитель, получив запрос формирует выборку документов, проверяет наличие и правильность оформления первичных документов, проверяет своевременность и правильность корреспонденции счетов при документировании хозяйственной операции, формирует проект ответа, который должен быть направлен в отслеживаемый срок.

На этапе 19 (фиг. 5) в системе второй стороны, происходит завершение транзакции, ответ первой стороны принимается и, при необходимости оценивается.

При отрицательном ответе, то есть, при отклонении запроса с указанием причин отклонения, второй стороной может быть создан повторный запрос, работа над первоначальным запросом прекращается.

При получении ответа по существу, вторая сторона проводит анализ полноту соответствия полученной информации запросу и подтверждает завершение обработки запроса.

У второй стороны существует возможность, в случае замечаний, вернуть запрос в обработку первой стороне.

На этапе 20 (фиг. 6) проверяется необходимость повторного запроса и, в случае необоснованного отказа или предоставления неверного документа формируется повторный запрос на этапе 3 (фиг. 6). В противном случае на этапе 21 (фиг. 6) подтверждается завершение запроса. Информация о причинах повторного запроса учитывается сторонами при оценке качества работ, а также может учитываться при машинном обучении средств автоматизированной обработки запросов.

В системе также может быть использована «Электронная карточка проводки» (ЭКП), в качестве элемента системы учета для однозначной интерпретации хозяйственной операции, который описывает хозяйственную операцию через совокупность признаков и реквизитов, и обеспечивает систематизацию и накопление данных в автоматизированных информационных системах предприятия. в бухгалтерском, налоговом, управленческом, финансовом и иных видах учета. ЭКП используется в «Витрине данных» как инструмент, позволяющий детально расшифровать показатели бухгалтерской и налоговой отчетности.

На фиг. 7 - фиг. 8 показан альтернативный вариант способа управления предложенной системой, показанного на фиг. 3 - фиг. 6, который также реализуется с использованием двух взаимодействующих контуров обработки данных в процессе электронного документооборота.

В частности, как показано на фиг. 7 - фиг. 8, на этапе 707 выбирается документ для запроса, после чего на этапе 10 (фиг. 8) производится проверка идентификатора документа, указанного в транзакции на соответствие критериям автоматизированной обработки запроса. Например, документы, не относящиеся к коммерческой тайне, для которых уже изготавливались цифровые версии, передаются на анализ приложенных документов на этапе 717 (фиг. 8), после чего на этапе 777 (фиг. 8) проверяется наличие искомого документа в приложенных первичных документах, в противном случае осуществляется переход на этап 1 (фиг. 8). Если на этапе 777 (фиг. 8) не выявлено наличие искомого документа в приложенных первичных документах, то осуществляется переход на этап 1 (фиг. 8), в противном случае на этапе 747 (фиг. 8) осуществляется автоматизированная обработка запроса (создание запроса и вложение документа), после чего обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8), которому может предшествовать подтверждение завершения запроса (этап 21, фиг. 6), или который может являться альтернативой этапу 21, показанному на фиг. 6.

На этапе 1 (фиг. 8) формируется запрос с использованием рабочего места исполнителя второй стороны, на этапе 2 (фиг. 8) производится автоматизированная проверка запроса формальным требованиям, например, налоговому периоду или ранее предоставленной информации, при несоответствии производится отклонение запроса на этапе 8 (фиг. 8), при этом, сведения об отклонении запроса заносятся в базу данных второй стороны, для последующего анализа при необходимости. На этапе 767 (фиг. 8) проверяется, необходимо ли завершить обработку запроса и если необходимо завершить обработку запроса, то обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8), в противном случае на этапе 6 запрос проверяется куратором на этапе 6.

Для запросов, соответствующих формальным требованиям, запрашивается подтверждение от лица, сформировавшего запрос на этапе 3 (фиг. 8), после чего на этапе 705 (фиг. 8) осуществляется отправка запроса (другой стороне), в частности, в системе инициируется транзакция, и на этапе 727 (фиг. 7) проверяют, были ли документы запрошены ранее. Если документы были запрошены ранее, то на этапе 737 (фиг. 7) формируют ответ, после чего обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8). Если документы не были запрошены ранее, то система на этапе 4 (фиг. 7) проводит проверку возможности обработки запроса в автоматизированном режиме, например, если запрашивается документ, прямо обозначенный в нормах и правилах, и ранее документ не запрашивался, подтверждение запроса куратором не требуется, то выполняется этап 9 (фиг. 7). При отклонении запроса, сведения заносятся в базу данных для последующего анализа, а необходимость запроса определяется путем запрашивания оценки запроса от куратора работника, сформировавшего запрос на этапе 6 (фиг. 8). При подтверждении запроса на этапе 7 (фиг. 8) исполняется этап 9 (фиг. 7), при отклонении запроса, выполняется этап 8 (фиг. 8). Сведения, об отклоненных запросах, а также о всех запросах, используются на этапе 24 (фиг. 8) для формирования отчета об эффективности работы сотрудников, а также об эффективности работы автоматизированной системы, определяемой по количеству запросов, требующих подтверждения куратора. Количественные и качественные результаты анализа эффективности определяются на этапе 25 (фиг. 8).

В системе первой стороны после получения запроса на этапе 9 (фиг. 7), на этапе 11 (фиг. 7) осуществляется ручная обработка запроса экспертом.

В том случае, если запрошенные документы имеют конфиденциальный характер, на этапе 12 (фиг. 7) автоматически проверяется соответствие запроса установленным требованиям. При несоответствии запроса установленным требованиям на этапе 18 (фиг. 7) второй стороне направляется уведомление об отказе в предоставлении документов, что означает завершение транзакции. В случае отсутствия необходимости в привлечении ЦО, что проверяется на этапе 787 (фиг. 7), то цифровая копия документа извлекается из системы и направляется второй стороне на этапе 18 (фиг. 7). Этап 787 (фиг. 7) является альтернативой этапу 13, показанному на фиг. 7, т.е. альтернативой возможности предоставления документа и наличие его цифровой копии в системе. Если есть необходимость привлечь ЦО на этапе 787 (фиг. 7), или в качестве альтернативы (как было показано этапом 13, фиг. 7) документ отсутствует в базе данных, то на этапе 14 (фиг. 7) формируется цифровая копия документа, на этапе 797 (фиг. 7) выполняется анализ хоз. операции и ПУД, после чего сформированная копия документа, при необходимости, сопровождается комментариями или правками на этапе 15 (фиг. 7), после чего на этапе 798 (фиг. 7) проверяется полученный ответ от ЦО, и после дополнительной проверки на этапе 746 (фиг. 4) формальным требованиям, например, на соответствие номера запрошенного документа номеру на его цифровой копии, выполняется шаг 18. Этап 746 (фиг. 4) является альтернативой этапу 16, показанному на фиг. 4. После шага 15 (фиг. 7) может производиться консолидация электронной копии документа и дополнительной информации (как на этапе 17, фиг. 4). По количеству и качеству основных и дополнительных запросов, а также по количеству удовлетворенных запросов второй стороны, система, на этапе 22 (фиг. 7) определяет качество составления общей отчетности, выявляет направления, по которым у контролирующих органов имеется большое количество дополнительных запросов, результаты обработки данных формируются на этапе 23 (фиг. 7).

При использовании роботизированного или автоматизированного анализа запроса, осуществляемого в отношении сформированного и утвержденного запроса, дополнительно осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для запроса, сформированного ранее. При наличии документов в базе данных второй стороны, в контуре второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов. Формирование ответа может осуществляться без участия второй стороны, но, в частном случае, первая сторона может уведомляться о существовании запроса и его содержании, для использования информации в целях совершенствования операционной деятельности.

Дополнительно могут формироваться критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, преимущественно соответствующие требованиям экономической безопасности. При роботизированном анализе запрос проверяется на соответствие указанным критериям. Такими критериями могут быть:

критерий материальности документа - сумма по одному документу не превышает заданную сумму;

критерий материальности выборки документов - общая сумма по совокупности документов превышает заданную сумму;

критерий по контрагентам - наименование, индивидуальный номер налогоплательщика или другой идентификационный признак соответствует допустимому. В частности, может учитываться согласие контрагента на использование автоматизированного документооборота.

критерий по количеству документов в выборке, где общее количество запрошенных документов или страниц документов не может превышать заданного значения.

Дополнительно может использоваться критерий номера счета, который может исключать из электронного документооборота конкретные счета контрагентов или типы счетов, например, валютные счета, упомянутые в запросе.

Указанные критерии могут быть также установлены по иным признакам хозяйственной операции.

По всем критериям установление параметров производится однократно и в последующем такие установленные параметры могут изменяться с сохранением истории изменений.

При несоответствии запроса по крайней мере одному из критериев, запрос исключается из электронного документооборота и обрабатывается по традиционной технологии, не являющейся объектом настоящего изобретения.

Указанные или аналогичные критерии также могут использоваться первой стороной и применяться при получении запроса. Первой стороной также могут устанавливаться собственные критерии возможности электронной обработки запроса. При невозможности электронной обработки запроса внутри контура налогоплательщика, результаты обработки запроса могут быть направлены во второй контур или в электронном виде, или в виде обычного комплекта документов.

Также в контур налогоплательщика может быть включено рабочее место оператора - эксперта, который производит субъективную оценку возможности ответа на запрос второй стороны. При наличии возможности перечисленные ниже операции могут выполняться в автоматизированном режиме с использованием искусственного интеллекта или средств машинного обучения. Также могут устанавливаться критерии возможности автоматизированной оценки возможности ответа на запрос. В частности, при малых суммах, относящихся к запросу, могут использоваться автоматизированные средства.

Оператор, использующий указанное выше рабочее место, или автоматизированная система проводит проверку соответствия полученного запроса требованиям законодательства. Если запрос не соответствует требованиям законодательства, формируется ответ с пояснением причин отклонений запроса.

Если запрос соответствует требованиям законодательства, то проверяется оперативная оценка налоговых рисков, определяется необходимость запроса информации. В случае отсутствия необходимости запроса информации, формируется ответ, при наличии налоговых рисков, как показано выше, формируется соответствующее уведомление, с указанием исполнителя, от которого требуется организация мероприятий по снижению налоговых рисков или принятие решения.

Если требуется запрос информации и дополнительных пояснений, определяется перечень запрашиваемых документов, назначается исполнитель для пояснений и определяется предельный срок для ручной обработки запроса.

Система также может обеспечивать индикацию и контроль сроков выполнения задания при ручной обработке запроса, когда исполнитель, получив запрос формирует выборку документов, проверяет наличие и правильность оформления первичных документов, проверяет своевременность и правильность корреспонденции счетов при документировании хозяйственной операции, формирует проект ответа, который должен быть направлен в отслеживаемый срок.

На этапе 19 (фиг. 8) в системе второй стороны, происходит завершение транзакции, ответ первой стороны принимается и, при необходимости оценивается.

При отрицательном ответе, то есть, при отклонении запроса с указанием причин отклонения, второй стороной может быть создан повторный запрос, работа над первоначальным запросом прекращается.

При получении ответа по существу, вторая сторона проводит анализ полноту соответствия полученной информации запросу и подтверждает завершение обработки запроса.

У второй стороны существует возможность, в случае замечаний, вернуть запрос в обработку первой стороне.

На этапе 20 (фиг. 8) проверяется необходимость повторного запроса и, в случае необоснованного отказа или предоставления неверного документа выполняется этап 9 (фиг. 7). В противном случае обработка запроса завершается на этапе 757 (фиг. 8). Информация о причинах повторного запроса учитывается сторонами при оценке качества работ, а также может учитываться при машинном обучении средств автоматизированной обработки запросов.

Изобретение относится к области электронного документооборота. Техническим результатом является снижение затрат на вычислительные операции, исключение транзакций, не соответствующих нормам и правилам, а также обезличенных транзакций. В способе управления системой электронного документооборота, содержащей сервер регистрации транзакций между сторонами, формируют базу данных документов первой стороны, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, а формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной. Документы, находящиеся в открытой базе данных, или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны, регистрируются без возможности удаления; каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется при соблюдении заданных параметров. 2 н. и 13 з.п. ф-лы, 8 ил.

1. Способ управления системой электронного документооборота, содержащей сервер регистрации транзакций между сторонами,

где с использованием сервера регистрации транзакций формируют базу данных документов первой стороны, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, а формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной;

при этом:

первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик;

второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации;

объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны;

началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами – проверка наличия документа в базе данных, и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа;

при этом:

формируют базу данных документов, выполненную в виде объединенной базы данных, в состав которой входят:

полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия;

открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц;

и транзакционная база данных – временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу;

документы, находящиеся в открытой базе данных, или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны, регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов;

и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях, и каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется при соблюдении заданных параметров, при этом одобрение означает начало транзакции.

2. Способ по п. 1, отличающийся тем, что транзакция одобряется вторым пользователем второй стороны либо автоматически.

3. Способ по п. 1, отличающийся тем, что первая сторона уведомляется о существовании запроса и его содержании.

4. Способ по п. 1, отличающийся тем, что формируются критерии возможности автоматизированного формирования и автоматизированной обработки запроса, соответствующие требованиям экономической безопасности.

5. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий материальности документа, причем критерием материальности документа является не превышение заданной суммы суммой по одному документу.

6. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий материальности выборки документов, причем критерием материальности выборки документов является превышение заданной суммы общей суммой по совокупности документов.

7. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий по контрагентам, причем критерием по контрагентам является соответствие допустимому наименования, индивидуального номера налогоплательщика или другого идентификационного признака.

8. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий по количеству документов в выборке, причем критерием по количеству документов в выборке является не превышение заданного значения общим количеством запрошенных документов или страниц документов.

9. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии включают критерий номера счета, причем критерием номера счета является возможность исключения из электронного документооборота конкретных счетов контрагентов или типов счетов, упомянутых в запросе.

10. Способ по п. 4, отличающийся тем, что критерии используются первой стороной и применяются при получении запроса, причем первой стороной устанавливаются собственные критерии возможности электронной обработки запроса.

11. Способ по п. 10, отличающийся тем, что при невозможности электронной обработки запроса первой стороной результаты обработки запроса направляются второй стороне.

12. Способ по п. 1, отличающийся тем, что у первой стороны запрашивается согласие на использование автоматизированного документооборота.

13. Способ по п. 1, отличающийся тем, что он используется для более чем одной первых сторон.

14. Способ по п. 1, отличающийся тем, что осуществляется автоматическая проверка наличия требуемых документов, представленных для сформированного запроса, причем при наличии документов в базе данных второй стороны формируется ответ с приложением ранее полученных документов.

15. Система электронного документооборота, содержащая:

- сервер регистрации транзакций между сторонами, причем первой стороной является контролируемое предприятие или налогоплательщик, второй стороной является система контролирующей или проверяющей организации, объектом транзакции является запрашиваемый документ первой стороны и началом транзакции является запрос документа, промежуточными результатами – проверка наличия документа в базе данных, и загрузка документа в базу данных, а завершением транзакции - предоставление документа или отказ в предоставлении документа;

- базу данных документов первой стороны, формируемую с использованием сервера регистрации транзакций, где документы первой стороны являются объектами транзакций, при этом часть сведений из базы данных документов является открытой для второй стороны, причем формирование базы данных документов осуществляется из документов, запрошенных любой стороной;

- базу данных документов, выполненную в виде объединенной базы данных, в состав которой входят:

- полная база данных документов, в которой расположены все документы первой стороны, для которых существует электронная версия;

- открытая база данных, к документам которой имеет доступ неопределенный круг лиц;

- транзакционная база данных – временное место хранения документов, предоставляемых второй стороне по запросу;

где документы, находящиеся в открытой базе данных, или документы, ранее предоставлявшиеся второй стороне, безусловно передаются второй стороне по запросу, при этом первая сторона уведомляется о запросе документа, а реквизиты лица, запросившего документы от имени второй стороны, регистрируются без возможности удаления, при повторном запросе документа регистрируется общее число запросов; и для каждой транзакции задается срок исполнения транзакции, указывается участие запрошенного документа в ранее совершенных транзакциях, и каждая транзакция инициируется первым пользователем второй стороны и одобряется при соблюдении заданных параметров, при этом одобрение означает начало транзакции.