Способ автоматизированного создания документов Российский патент 2025 года по МПК G06F40/10 G06Q10/10 

Изобретение относится к способам автоматизированного создания текстовых документов с помощью сети Интернет и может быть использовано любым юридическим или физическим лицом для формирования любого вида документа без привязки ко времени и без привлечения квалифицированного специалиста с опытом создания необходимых документов.

Известен способ автоматизированного создания юридических документов [заявка на изобретение RU2015105920 А, МПК G06Q 10/06, опубл. 10.09.2016 г.], включающий базу шаблонов юридических документов, полуавтоматическое заполнение шаблонов юридических документов, предоставление необходимой информации в каждом поле в шаблоне документа, при этом наряду с базой шаблонов юридических документов выбирается общая для данной группы шаблонов типовая ситуация из каталога типовых ситуаций, возникающих в юриспруденции и документообороте.

Недостатком данного способа является формирование документа с использованием готовых шаблонов с заполнением в них только определенных полей без возможности оперировать текстовым наполнением документа, а также ограниченность в видах создаваемых документов.

Известен способ автоматизированного лексикологического синтеза документов [патент RU 2253893 C2, МПК G06F 17/27, опубл. 10.06.2005 г.], включающий создание и сохранение унифицированной формы документа, классификацию содержания документа путем выделения унифицированной постоянной информации и переменной информации, сохранения постоянной информации в базах данных, внесения постоянной информации в унифицированную форму документа и введения переменной информации в документ, при этом в переменной информации выделяют переменную унифицированную информацию, связанную с устойчивыми формулировками, переменную вводимую информацию, представляющую собой конкретизирующие сведения, и переменную неунифицированную информацию, содержащую свободные формулировки, причем переменную унифицированную информацию выделяют путем формирования совокупности опорных слов, однозначно определяющих конкретные формулировки в документе и составляющих лексикологический скелет документа, и сохраняют в машинной базе данных с избытком по отношению к отдельно взятому экземпляру документа, формируют лексикологическое дерево документа путем определения взаимозависимости отдельных опорных слов и затем формируют информационный контур управления документом путем установления способа внедрения формулировок переменной унифицированной и неунифицированной информации в зависимости от характера связи опорного слова с фрагментом документа, после чего при автоматизированном формировании документа, последовательно проходя по выбранным ветвям сформированного лексикологического дерева документа, выбирают из машинной базы данных необходимые опорные слова для автоматического внедрения формулировок, связанных с выбранными опорными словами, в формируемый документ.

Недостатком данного способа является сложный механизм синтеза документа на основе опорных слов, большая вероятность появления ошибок в тексте документа, подходит не для всех видов документов.

Известен способ формирования электронных документов с использованием сети [патент US10289663B2, МПК G06F 17/24, опубл. 14.05.2019 г.], включающий прием от локальной машины запроса на настройку для настройки шаблона документа на серверной машине, подключаемой к локальной машине через сеть; получение на серверной машине набора вопросов для интервью для выбранного шаблона документа; отправку набора вопросов для интервью на локальную машину, где могут быть представлены вопросы из набора вопросов для интервью; получение на серверной машине ответов на вопросы набора вопросов интервью; выполнение экспертных процессов для создания настроенного документа на основе выбранного шаблона документа и ответов; передачу настроенного документа на локальную машину или другую машину через сеть.

Недостатком данного способа является формирование документа на основе готового выбранного шаблона, связанного с набором вопросов в соответствии с экспертно-правовой логикой, с получением однотипных документов без возможности оперировать текстовым наполнением документа. Еще одним существенным недостатком является отсутствие возможности редактирования настроенного документа, особенно в случае непредвиденной замены внесенной информации, что повлечет за собой повторное создание документа.

Задачей изобретения является расширение арсенала способов автоматизированного создания любого вида документа с достижением следующего технического результата: обеспечение гибкости процесса автоматизированного создания одного документа или нескольких взаимосвязанных документов с получением множества вариантов их наполнения.

Задача решается и технический результат достигается способом автоматизированного создания одного документа или нескольких взаимосвязанных документов, включающим использование специализированного онлайн-сервиса, синхронизированного с базами данных, содержащими необходимое и достаточное количество данных для формирования тела одного документа или нескольких взаимосвязанных документов; выбор с помощью пользовательского интерфейса онлайн-сервиса вида одного документа или нескольких взаимосвязанных документов, создаваемых с чистого листа на основе ответов пользователя, являющихся фрагментами документов; последовательный вывод на экран блоков вопросов с пояснительной частью, включающей открытие справочных материалов и норм права в модальном окне онлайн-сервиса, и полей для ввода ответов или выбора вариантов ответов в необходимом и достаточном количестве для формирования тела одного документа или нескольких взаимосвязанных документов в полном объеме; синхронизацию ответов пользователя с телом создаваемого документа или взаимосвязанных документов в виде паттернов с возможностью возврата к вопросу и редактирования ранее введенного ответа; постобработку фрагментов создаваемого документа или взаимосвязанных документов с запрограммированной возможностью расположения их в логической последовательности в теле документа; окончательное формирование готового электронного документа или взаимосвязанных документов из тела документов в любом поддерживаемом онлайн-сервисом формате с дальнейшим их хранением, передачей в электронном виде или распечаткой на бумажном носителе.

Под шаблоном следует понимать базовую однотипную структуру документа, содержащую стандартные элементы оформления и текста с местами обязательного ввода переменной информации.

Под телом документа следует понимать текстовое содержание документа, сформированное с чистого листа на основе фрагментов, расположенных в запрограммированной логической последовательности.

Под фрагментами текста документа следует понимать части текстового содержания документа в виде слов, словосочетаний, предложений и абзацев, синхронизированных с ответами пользователя.

Под специализированным онлайн-сервисом следует понимать интерактивную программу со стандартизированным интерфейсом в сети Интернет, предоставляющую пользователю возможность осуществления процесса создания документа по предлагаемому способу.

Достижение технического результата обусловлено благодаря следующему. Формирование документа осуществляется не на основе готовых шаблонов со вставкой необходимой информации в пустые поля по ответам пользователя, а с чистого листа, называемого телом документа, наполнение которого составляют фрагменты текстового содержания, расположенные в запрограммированной логической последовательности. Фрагмент может представлять собой как слово, так и предложение и даже абзац текста. В конечном итоге формируется оригинальный документ.

Уникальность предлагаемого способа по сравнению с существующими аналогами заключается в том, что он позволяет формировать документы с чистого листа, а не на основе готовых шаблонов, что дает возможность создавать множество вариантов наполнения одного вида документа с учетом запросов пользователя.

Также способ позволяет создать одновременно несколько взаимосвязанных документов (трудовой договор, заявление о приеме на работу, обязательство о неразглашении персональных данных и т.д.), что значительно ускоряет процесс создания документов.

С помощью предлагаемого способа можно создать любой вид документа, в том числе распорядительные, кадровые, коммерческие, финансово-бухгалтерские, организационные, уведомительные, корпоративные.

Сущность изобретения поясняется блок-схемой алгоритма автоматизированного создания документов, представленной на фиг. 1.

Процесс формирования документа можно описать как опросник на специализированном онлайн-сервисе, состоящий из вопросов и ответов, где от ответов пользователя зависит какой будет следующий вопрос и какой фрагмент будет добавлен в будущий документ.

Процесс формирования документа начинается с запроса пользователя (блок 1). Пользователь выбирает вид документа, указывает первичные параметры, такие как организационно-правовая форма юридического лица, его персональные данные. В последствии эти данные влияют на то, по какому пути формирования документа пойдет процесс. Так же эти данные влияют на юридическую формулировку отдельных предложений в будущем документе.

Определившись с выбором вида будущего документа и введя необходимые первичные данные, пользователь переходит к следующему блоку (блок 2). В блоке 2 вниманию пользователя предоставляется набор данных: блок с вопросом и вариантами ответов, пояснительная часть к этому блоку, поля пользовательского ввода, которые в итоге формируют фрагмент будущего документа. На этом же этапе фрагмент будущего документа добавляется к телу документа (блок 3). Этот процесс продолжается пока в базе данных есть вопросы, необходимые для получения фрагментов будущего документа в полном объеме. На этапе постобработки (блок 4) получаем заполненное тело документа из фрагментов с расположением их в логической последовательности. На последнем этапе (блок 5) происходит окончательное формирование готового электронного документа из тела документа в любом поддерживаемом формате (PDF, Word и др.).

Следует отметить, что на всех этапах создания документа до окончательного формирования документа (блоки 1-4) имеется возможность возврата к вопросу и редактирования ответа. Также имеется возможность беспрепятственного редактирования документа, так как тело документа хранится на сервере онлайн-сервиса.

Единожды заполненное пользователем поле при необходимости автоматически заполняется в разных частях тела документа в логической последовательности, без повторных вопросов и повторного заполнения для тождественных ответов.

В теле документа фрагменты соединяются между собой в порядке, обусловленном логикой и требованиями законодательства, которые учитываются при составлении базы вопросов и ответов к ним при разработке специализированного онлайн-сервиса.

Порядок и логика формирования документа предусматривает, что каждый последующий вопрос вытекает из ранее заданных пользователем параметров, минимизируя количество вопросов и исключая вопросы и варианты ответов, которые противоречат ранее сделанному пользователем выбору с учетом положений действующего законодательства. Например, если пользователь указал, что заключается трудовой договор с медицинским работником, то вопрос по продолжительности рабочего времени будет содержать два варианта ответа, предусмотренные законодательством именно для медицинских работников, тогда как при заключения трудового договора с работником офиса вариантов ответа на этот же вопрос будет три.

Ниже представлены конкретные примеры реализации предлагаемого способа автоматизированного создания одного документа и нескольких взаимосвязанных документов.

Пример 1. Для индивидуального предпринимателя Проскурина Б.Л. необходимо сформировать трудовой договор с работником Ивановым А.П. Пользователь с помощью специализированного онлайн-сервиса oktima.ru выбрал работодателя и вид создаваемого документа с помощью пользовательского интерфейса. После этого на экране появился блок вопросов и поля для ввода ответов с левой стороны, а также тело документа в виде пустой страницы с правой стороны (фиг. 2). После ввода ответа текст ответа синхронизировался с телом документа в виде паттернов (фиг. 3), тело документа начало заполняться фрагментами в виде слов, словосочетаний и предложений. Процесс ответов на вопросы продолжался до того момента, пока тело документа не заполнилось в необходимом и достаточном объеме (фиг. 4). После этого началась постобработка текста в теле документа с использованием запрограммированной логики до формирования готового электронного документа. В конце процесса документ сохранился в выбранном формате doc (фиг. 4).

Пример 2. Для Общества с ограниченной ответственностью «ПРЕДПРИЯТИЕ СРЕДА» необходимо сформировать трудовой договор с работником Петровым А.П. с несколькими взаимосвязанными документами: согласием на обработку персональных данных и договором о полной материальной ответственности. Пользователь с помощью специализированного онлайн-сервиса oktima.ru выбрал работодателя и вид основного создаваемого документа (трудовой договор) с помощью пользовательского интерфейса. После этого на экране с левой стороны появился вопрос о создании трудового договора с пакетом документов (фиг. 5). Началось формирование тел документов с правой стороны экрана поочередно друг за другом.

По каждому виду взаимосвязанного документа формировался свой блок вопросов. После ввода каждого ответа текст ответа синхронизировался с телами выбранных документов в виде паттернов, тела документов начали заполняться фрагментами в виде слов, словосочетаний и предложений (фиг. 6, 7). Процесс ответов на вопросы продолжался до того момента, пока тела документов не заполнились в необходимом и достаточном объеме. После этого началась постобработка текстов в телах документов с использованием запрограммированной логики до формирования готовых электронных документов. В конце процесса взаимосвязанные документы сохранились в выбранном формате doc.

Таким образом, предлагаемый способ автоматизированного создания документов обеспечивает гибкость процесса автоматизированного создания одного документа или нескольких взаимосвязанных документов с получением множества вариантов их наполнения.

Изобретение относится к области вычислительной техники. Технический результат заключается в обеспечении возможности автоматизированного создания одного документа или нескольких взаимосвязанных документов с получением множества вариантов их наполнения. Технический результат достигается за счет этапов, на которых выполняют выбор с помощью пользовательского интерфейса онлайн-сервиса вида документа, создаваемого с чистого листа на основе ответов пользователя, являющихся фрагментами документа; последовательный вывод на экран блоков вопросов с пояснительной частью, включающей открытие справочных материалов и норм права в модальном окне онлайн-сервиса, и полей для ввода ответов или выбора вариантов ответов в необходимом и достаточном количестве для формирования тела документа в полном объеме; синхронизацию ответов пользователя с телом создаваемого документа в виде паттернов с возможностью возврата к вопросу и редактирования ранее введенного ответа; постобработку фрагментов создаваемого документа с запрограммированной возможностью расположения их в логической последовательности в теле документа; окончательное формирование готового электронного документа из тела документов в любом поддерживаемом онлайн-сервисом формате с дальнейшим его хранением, передачей в электронном виде или распечаткой на бумажном носителе. 7 ил.

Способ автоматизированного создания одного документа или нескольких взаимосвязанных документов, включающий:

- использование специализированного онлайн-сервиса, синхронизированного с базами данных, содержащими необходимое и достаточное количество данных для формирования тела одного документа или нескольких взаимосвязанных документов;

- выбор с помощью пользовательского интерфейса онлайн-сервиса вида одного документа или нескольких взаимосвязанных документов, создаваемых с чистого листа на основе ответов пользователя, являющихся фрагментами документов;

- последовательный вывод на экран блоков вопросов с пояснительной частью, включающей открытие справочных материалов и норм права в модальном окне онлайн-сервиса, и полей для ввода ответов или выбора вариантов ответов в необходимом и достаточном количестве для формирования тела одного документа или нескольких взаимосвязанных документов в полном объеме;

- синхронизацию ответов пользователя с телом создаваемого документа или взаимосвязанных документов в виде паттернов с возможностью возврата к вопросу и редактирования ранее введенного ответа;

- постобработку фрагментов создаваемого документа или взаимосвязанных документов с запрограммированной возможностью расположения их в логической последовательности в теле документа;

- окончательное формирование готового электронного документа или взаимосвязанных документов из тела документов в любом поддерживаемом онлайн-сервисом формате с дальнейшим их хранением, передачей в электронном виде или распечаткой на бумажном носителе.